プロジェクトを成功させるには、進捗を正確に把握するための管理手法が不可欠です。なかでもスケジュールを可視化できる「ガントチャート」は、多くの現場で活用されている代表的な手法です。
特にエクセル（Excel）は、使い慣れた操作で手軽に導入できるため、まずはエクセルでガントチャートを作成したいと考える方も多いでしょう。
本記事では、エクセルを用いたガントチャートの作り方やメリット、運用時の注意点をわかりやすく解説します。
さらに、エクセル運用で発生しやすい課題とその解決策も紹介するため、これからガントチャートを導入したい方から、運用に課題を感じている方まで実務に活かせる内容となっています。
エクセルの無料テンプレートもご用意しておりますので、ぜひご活用ください。
目次
ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクトにおける各タスクのスケジュールや作業の進捗状況を、カレンダー上で横棒（バー）を使って視覚的に表現した表のことです。プロジェクト全体の期間や、それぞれの作業の開始・終了予定日が直感的に把握できるのが大きな特徴です。
複数人で進めるプロジェクトや、前の作業が終わらないと次へ進めないような複雑な業務において、スケジュールの共有や遅延の早期発見に大きく役立ちます。日々の業務が同時並行で進むような現場でも、「誰が・いつまでに・何をするのか」を明確にし、チーム全体で生産性を高めるための基盤として広く導入されています。
関連記事:ガントチャートとは何か？WBSとの違いや作成方法を解説
ガントチャートの縦軸と横軸の意味・見方
ガントチャートを正しく活用するためには、縦軸と横軸がそれぞれ何を表しているかを理解することが大切です。 一般的に、縦軸にはプロジェクトを構成するタスク（WBSなど）や、担当者、開始予定日、終了予定日、工数、進捗率（%）といった管理項目を並べます。
タスクを洗い出す際は、「作業時間が8時間未満に細分化しすぎず、80時間を超える作業はさらに分割する」という「8/80ルール」を意識すると、入力の手間を抑えつつ適切に管理できるようになります。また、担当者に加えて「進捗率」を0〜100%で管理することで、スケジュールの遅れにも気づきやすくなります。
一方、横軸は日時やカレンダーを表します。プロジェクトの期間に合わせて日別、週別などの目盛りを設定し、縦軸の各作業が行われる期間を横棒で描画します。これにより、「いつ、誰が、何の作業を、どのくらい進めているか」が一目でわかるようになります。
エクセルでガントチャートを作成するメリット
はじめに、エクセルでガントチャートを作成するメリットについて解説します。
メリット1：無料で利用できる
既にMicrosoft Officeを導入している企業であれば、無料でエクセルを使用可能です。そのため、新しいツールやアプリケーションを購入しなくても、無料でガントチャートを作成できるメリットがあります。
特に、基本的なガントチャートを作成できれば良いと考えている企業や、コストを抑えたい企業は、エクセルの利用がおすすめです。
メリット2：カスタマイズ性が高い
エクセルでガントチャートを作成する際には、プロジェクトの要件に合わせて、ガントチャートの色や書式を自由に変更できます。
さらに、条件付き書式や関数などの機能を上手く組み合わせることで、視認性が高いガントチャートに仕上がるでしょう。
メリット3：操作性が高い
エクセルはビジネスでよく使われているツールです。多くの人が操作に慣れているため、ガントチャートの作成が目的であっても抵抗なく利用できるでしょう。また、広く利用されている分、関数の活用方法などの情報収集がしやすい点もメリットです。
メリット4：データの共有や連携がしやすい
エクセルは、ひとつのシートを複数人で共有できます。エクセルで作成したガントチャートは、印刷したり画像で保存したりと、さまざまな方法で保存できるため、データの共有や連携なども自社に適した形で実施できるでしょう。また、ほかのデータやツールと連携しやすい点も特徴です。
メリット5：オフラインで利用できる
エクセルはデスクトップアプリケーションであるため、インターネット接続がなくても利用可能です。外出先などオフラインの環境でもガントチャートの作成を進められます。
メリット6：テンプレートを活用できる
エクセルには、ガントチャートを作成するためのテンプレートが搭載されています。エクセルでガントチャートを作成するには、プロジェクトに合ったテンプレートを選ぶことが重要です。
本サイトでも無料のテンプレートを提供しているため、ぜひ以下のURLからダウンロードしてみてください。ダウンロードしたガントチャートのテンプレートは、好みに合わせて自由にカスタマイズが可能です。
関連記事：ガントチャートサンプルExcel
エクセルのテンプレートを利用するメリット
エクセルのテンプレートを利用すれば、より効率的にガントチャートを作成できます。ここでは、エクセルのテンプレートを利用するメリットについて詳しく解説します。
メリット1：マスタ作成の時間を短縮できる
エクセルのテンプレートには、基本的なフォーマットや計算式が組み込まれているため、ゼロから作成する手間を省けます。仮に関数や条件付き書式などの知識がなくても、ガントチャートを簡単に作成することが可能です。
メリット2：使いやすいデザインのガントチャートを作成できる
エクセルのテンプレートのデザインは、既にある程度完成されているため、ゼロからデザインを考える必要がありません。テンプレートのデザインを土台にして、見やすく使いやすいガントチャートを作成できるでしょう。
メリット3：フォーマットを統一できる
テンプレートを使用すれば、プロジェクト内で一貫性のあるフォーマットを確保できます。プロジェクトごとにフォーマットが異なる場合、現場の混乱を招くおそれがあります。一貫性のあるフォーマットのもとで作業すれば、プロジェクトをスムーズに進められるでしょう。
メリット4：値誤りや計算ミスを軽減できる
エクセルのテンプレートには計算式が組み込まれているため、関数や計算式の誤りやミスなどを軽減できるメリットもあります。正確で信頼性の高いガントチャートを作成することが可能です。
メリット5：簡単にカスタマイズできる
エクセルのテンプレートは、必要に応じて簡単にカスタマイズできます。たとえば、プロジェクトの要件に合わせて列や行を追加したり、必要な情報を適宜追加したりすることが可能です。
メリット6：すぐに導入できる
無料で利用できるエクセルのテンプレートは数多く存在します。そのため、費用や時間をかけることなくスムーズに導入できる点もメリットです。
ガントチャートを作成する５ステップ
ここまでガントチャートを作成するメリットを紹介してきました。
次は、エクセルでガントチャートを作成する5つのステップについて説明します。
ステップ1：ゴールの明確化
ガントチャートを作成する前にWBSを作ることで、ゴールを明確化します。プロジェクトのゴールが明確になっていなければ、不要な業務や非効率的な時間が発生する恐れがあります。
最終的にどのような成果物が完成すればいいのか、予め誰が見ても明確な完成図を設定しましょう。
ゴールを決める際は、「目的」と「目標」にわけて考えるのがコツです。「目的」はプロジェクトの到達点を示し、「目標」はどんなプロセスをとって完成させるかを示します。
多くの場合「目標」では、QCD（Quality：品質、Cost：コスト、Delivery：納期）を問うことになります。
両者をわけて考えることで、ゴールとそこに至るまでの道筋を明確に描くことができるでしょう。
ステップ2：タスクの洗い出し
次に、ゴールを達成するために必要なタスクを洗い出します。
たとえば「企画」「要件定義」「設計」「テスト」「移行」などの段階に分けます。
さらにその作業の中で『設計その1』担当者は誰々、『設計その2』担当者は…といった具合に細かく分けていきましょう。
そして、『必要とされるタスク』はすべてガントチャートに表示されているのが理想です。細かい部分だからと省いてしまうと、全体の工数の管理もできなくなってしまいます。
【WBSをこれから作成する人必見】WBSの基礎知識と作り方を理解しよう！Excelテンプレート付き
ステップ3：タスクの分解とWBSの作成
タスクを分解することで「関連する作業」を明確にすることができます。
この分解作業がおおざっぱすぎると、プロジェクトの途中で必要タスクの漏れに気づくことになります。
そのタスクで実際に何をするのか、工数はどのくらいかかるのかなど、細かく落とし込むことで実行できる計画となるでしょう。
また、ガントチャートは特に大人数が関わるプロジェクトの管理に向いているといわれています。あらゆる関連作業が明確にされていることで、メンバー全員がタスクの相関関係をわかりやすく共有できます。
WBSとガントチャートは混同されやすいものの、意味や目的が異なります。WBSとは、必要なタスクを関連項目ごとにツリー構造にした一覧表です。ガントチャートは、このWBSで整理したタスクをもとに作成されます。WBSの目的はタスクの抜けや漏れがないように整理することであり、ガントチャートの目的は作業工程の整理です。
WBSの作り方については以下の記事で解説しておりますので、もっと詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
関連記事：WBSの基礎知識と作り方を徹底解説！無料Excelテンプレート付き！
ステップ4：メンバーとディスカッションする
練り上げたWBSについて、メンバーでディスカッションを重ねながらチェックをしていきます。
内容に漏れがないかを確認し、必要に応じて修正しましょう。
ガントチャートを使用するプロジェクトの場合、基本的に多くの人数が関わっているはずです。
ガントチャートを作成してから、新たな項目が追加されると、チャートに修正を入れる必要が出てきてしまい、余計な工数がかかってしまいます。早い段階で、計画が実行可能であることの総意をとっておくという意味でも、このタイミングでのディスカッションは有効的です。
ステップ5：エクセルでガントチャートを作成する
ここまでのステップで取りまとめたた内容を、ガントチャートに落とし込んでいきます。
ここまでタスクの洗い出しやWBSの練り上げで精度を磨いてきましたが、ガントチャートに落とし込んだ段階で、修正すべき箇所が新たに見えてくることもあります。
そのため、ガントチャートを作ったあとでも修正を加えて、チャートの精度を高めていきましょう。プロジェクトメンバーを集めて、ディスカッションを重ねることも精度向上に効果的です。
ガントチャートを作成したい場合の便利な無料エクセルテンプレートは、こちらよりダウンロード可能です。
関連記事：エクセルでガントチャートのつくり方！無料エクセルサンプル付き
エクセルでのガントチャート作成が難しい場合はテンプレートの活用もおすすめ
エクセルのテンプレートを利用すれば、より効率的にガントチャートを作成できます。ここでは、エクセルのテンプレートを利用するメリットについて詳しく解説します。
メリット1：マスタ作成の時間を短縮できる
エクセルのテンプレートには、基本的なフォーマットや計算式が組み込まれているため、ゼロから作成する手間を省けます。仮に関数や条件付き書式などの知識がなくても、ガントチャートを簡単に作成することが可能です。
メリット2：使いやすいデザインのガントチャートを作成できる
エクセルのテンプレートのデザインは、既にある程度完成されているため、ゼロからデザインを考える必要がありません。テンプレートのデザインを土台にして、見やすく使いやすいガントチャートを作成できるでしょう。
メリット3：フォーマットを統一できる
テンプレートを使用すれば、プロジェクト内で一貫性のあるフォーマットを確保できます。プロジェクトごとにフォーマットが異なる場合、現場の混乱を招くおそれがあります。一貫性のあるフォーマットのもとで作業すれば、プロジェクトをスムーズに進められるでしょう。
メリット4：値誤りや計算ミスを軽減できる
エクセルのテンプレートには計算式が組み込まれているため、関数や計算式の誤りやミスなどを軽減できるメリットもあります。正確で信頼性の高いガントチャートを作成することが可能です。
メリット5：簡単にカスタマイズできる
エクセルのテンプレートは、必要に応じて簡単にカスタマイズできます。たとえば、プロジェクトの要件に合わせて列や行を追加したり、必要な情報を適宜追加したりすることが可能です。
メリット6：すぐに導入できる
無料で利用できるエクセルのテンプレートは数多く存在します。そのため、費用や時間をかけることなくスムーズに導入できる点もメリットです。
エクセルでガントチャートを作成する際の注意点
次に、エクセルでガントチャートを作成する際の注意点を説明します。
注意点1：ファイルを慎重に取り扱う
「手書き」以外の作成方法は、セル同士が参照しているので、誤操作でセルを消してしまうと所要日数が正確に計算されない可能性があります。ファイルの取り扱いには注意が必要です。一部の管理者のみがファイルの編集を行うなど、ロックをかけることをおすすめします。
注意点2：定期的に更新する
ガントチャートは、タスクを担当するメンバーがそれぞれで進捗を入力します。計算式の小さな誤りは気づきにくいものです。入力ミスに誰も気づかずにプロジェクトが進み、気付いたら大きな進捗の遅れが生じている、ということがあり得ます。また、プロジェクト計画時にガントチャートを作成したものの、途中で計画の変更や更新が細かく入り、修正が追いつかず、形骸化してしまうこともあります。管理者はガントチャートが正確に機能しているかを定期的にチェックし、必要な対策をとる必要があります。
注意点3：入念な計画でフォーマットの作り直しを避ける
ガントチャートを作成するにはそれなりの作成時間が必要になります。できるだけ作り直しがないよう、タスクの洗い出しや順序を決める準備段階で、十分に検討することが重要です。
次の章では、対応策として、エクセルではなくWebサービスや専用のツールを利用することを説明します。作成・変更が容易になる場合もあるので、合わせて検討してみてください。
注意点4：定期的にバックアップをとる
エクセルでガントチャートを作成する際には、定期的にデータのバックアップを取ることも重要です。メンバーの誤操作などにより設定したデータが損失したり、関数が崩れてしまったりすると、修正作業に時間を割くこととなり、予定通りにプロジェクトを進められません。定期的にデータのバックアップを取得しておくことで、データの損失や破損が発生した場合でもプロジェクトをすぐに再スタートできるでしょう。
エクセルでのガントチャート運用で起こりがちなトラブル
エクセルは身近で使いやすいツールである反面、チームでの共同作業や規模の大きなプロジェクト管理においては、いくつか気をつけるべき課題もあります。ここでは、運用時によく起こる3つのトラブルをご紹介します。
トラブル1：同時編集が難しく最新版がわからなくなる
エクセルでの管理において多くの方が直面するのが、リアルタイムでの同時編集が難しいという点です。ファイルを共有サーバーに置いても、誰かが編集中の場合、他のメンバーが「読み取り専用」になるケースがあります。
各自が手元のパソコンで更新してしまい、「どれが最新のファイルかわからない」といった混乱が生じやすく、管理者が状況を取りまとめるのに膨大な手間がかかってしまいます。
トラブル2：ファイルが肥大化し動作が重くなる
利便性を高めるために機能を追加するほど、ファイルは重くなりやすくなります。たとえば、AND関数を使ったバーの自動描画や、WEEKDAY関数による土日のグレーアウト処理など、複雑な関数や条件付き書式を多用すると、データの処理に負荷がかかります。
数千行に及ぶようなタスク管理を一つのファイルで行うと、画面のスクロールが遅くなったり、最悪の場合はファイルが破損してデータが消えてしまったりする恐れもあるため注意が必要です。
トラブル3：仕様変更への対応が難しく形骸化する
実際の業務では、スケジュールの延長や急なタスクの追加が頻繁に発生します。エクセルでこれらに対応しようとすると、行を追加するたびに数式の参照範囲を直したり、バーの色塗りの設定をやり直したりといった細かなメンテナンス作業が必要になります。
こうした管理の手間がプロジェクトマネージャーの負担となり、次第に更新が後回しにされて、実態と合わないガントチャートになってしまうケースも多く見られます。
ガントチャートの作成と運用を支援するツールの選び方
ガントチャートのアプリやツールにも、たくさんの種類があります。どれも同じように見えますが、選択の際にいくつか注意したいポイントがあります。
具体的には以下のようなポイントです。
- プロジェクト全体を俯瞰して、直感的に理解ができる「無駄を削ぎ落としたシンプルな見た目」か。
- 毎日ほんのわずかな時間で無理なく登録でき、入力者の負荷を最小にしているか。
- 既に使っているツールとの連携機能（インポート機能で別システムのデータを一括で登録するなど）があるか。
- タスクごとのマイルストーンを設定したり、特定のプロジェクトにおいてどのような業務を実施したかを登録したり、など業務を細かく登録できるか。
- チームメンバーのコミュニケーションを促進することができるか。
- WBSやガントチャートの作成・レポート機能だけでなく、個人が使うタスク管理機能や簡易的なナレッジデータベース機能、掲示板機能、バグ管理機能、チケット管理機能などプロジェクトを進行する上で必要となる機能まで提供してくれるか。
BeingProject-CCPM / 株式会社ビーイング
建設業向けの工程管理型マネジメントシステムです。
国土交通省が運用するNETIS（New Technology Information System：新技術情報提供システム）に登録されているシステムで、プロジェクトのODSC（Objectives：目的、Deliverables：成果物、Success Criteria：成功基準）を見える化し、達成イメージを明確にすることに役立ちます。
複数の工事であっても一元管理を行うことができる特徴を持っています。
また、進捗管理は“%”ではなく日数で表示されます。全体的な進捗を把握しやすいので、遅れが出ている場合に早い段階で対策を講じることができます。
Koutei STARTER / 株式会社ハーティスシステムアンドコンサルティング
業務のジャンルを問わず幅広いニーズに対応している工程管理システムです。
まず、バーコードが印字された生産指示書を発行します。発行した指示書を無線対応のバーコードハンディターミナルで読み取りながら作業することで、進捗をリアルタイムで把握していく仕組みです。
お客様から納品に関するお問い合わせを受けたとしても、すぐに状況を伝えることが可能です。
加えて、作業実績をデータ化して簡単に日報として出力できたり、工数をカットできたりするのも管理者には嬉しいポイントです。
ほかには、設定された工程マスタと進捗状況を照合する機能によって工程飛ばしによるミスの回避もできます。
クラウドログ / 株式会社クラウドワークス
「クラウドログ」は、直感的な操作で簡単に工数を登録できる、クラウド型の工数管理ツールです。作業別・工程別・企業別・商品別など、自社に合った軸でフレキシブルに工数を登録できるほか、チーム全体の進捗やタスクを俯瞰して把握できるため、プロジェクト状況の可視化や問題タスクの早期発見による迅速な対応も可能です。
ガントチャートはドラッグ・アンド・ドロップで簡単に作成でき、タイムシート機能では1日単位でタスクを可視化できます。カレンダー形式でも確認できるため、各メンバーが抱えているタスクを把握しやすく、繁忙期などの長期的なスケジュール調整も効率的に行えます。また、Googleカレンダー・Outlookカレンダー・Office365との連携や、繰り返し作業のまとめ登録、マイパターン機能により、日々の入力作業も大幅に削減可能できるのも特徴の一つです。
さらに、工数予算やメンバー単価の設定により、予実管理やプロジェクト損益をリアルタイムで可視化できます。売上・売上原価・費用に基づく本格的な予実管理や、人件費・売上総利益などの必要な情報を即座に取得することも可能です。
7日間の無料トライアルで、使い勝手を確認してから導入できる点も大きなメリットです。
関連記事：導入事例 レカム株式会社
ガントチャートを作成・運用するならクラウドログ
エクセルでのガントチャート運用に「共有しづらい」「修正に手間がかかる」「動作が重い」といった限界を感じた場合は、専用のプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。なかでも工数管理・プロジェクト管理ツール「クラウドログ」は、エクセルの欠点を補完し、より効率的な管理を実現します。
クラウドログであれば、全メンバーがクラウド上で同時にアクセスし、スマートフォンなどからでも自分の進捗をすぐに更新できます。エクセルでは手作業が必要だったスケジュールの修正や再計算も、直感的な操作で簡単に行えます。
また、スケジュール管理と、実際に費やした「時間（工数）」の管理が一つにまとまっているため、プロジェクトの採算性をリアルタイムで把握できるのも大きな強みです。チーム全体の生産性を向上させたいとお考えの方は、ぜひクラウドログの導入をご検討ください。
まとめ
ガントチャートはタスクやスケジュールを可視化し、プロジェクトを円滑に進めるための強力なツールです。エクセルを使えばコストをかけずに作成でき、関数やテンプレートを活用することで効率化も可能です。しかし、複数人での同時編集や複雑なプロジェクト管理においては、最新版の管理や更新の手間といった限界も存在します。エクセルでの運用に少しでも負担を感じ始めたら、それは専用ツールへ移行する良いタイミングかもしれません。「クラウドログ」のようなクラウド型ツールを活用し、より快適で精度の高いプロジェクト管理を目指しましょう。
※参考：CrowdLog ｜工数管理
