プロジェクト計画とは？手順や記載項目、注意点を解説

プロジェクトを実施するとき、事前に計画を立てることは非常に重要です。しかし、いざ計画書を作成しようとしても、何をどこまで記載すべきか迷う方も多いのではないでしょうか。

本記事では、プロジェクト計画の基礎知識から、具体的な策定手順、必ず記載すべき重要項目、失敗を防ぐための注意点まで、徹底解説していきます。

効率的かつ実効性の高い計画を立て、プロジェクトを成功へと導くための指針として、ぜひご活用ください。

プロジェクト計画とは

プロジェクト計画とは、目標達成に向けた指針をまとめたものです。具体的には、目的やゴール、成果物の範囲を明確にし、予算、工程表、実施体制を定義します。

さらに、品質基準や情報共有のルール、想定されるリスクへの対策まで網羅することで、プロジェクトを円滑に完遂させるための土台を築きます。

プロジェクト計画が重視される理由

プロジェクト計画が重視されるのは、プロジェクト計画が、プロジェクトを完遂へと導くための共通指標として機能するからです。

規模が大きくなり関わる人数が増えると、どうしても認識のズレが生じやすくなります。しかし、計画書で指針を明確に示せば、メンバー全員の認識のズレを防ぐことが可能となります。

これにより、些細な誤解から目的を見失うリスクを回避し、最初に掲げたゴールに向かって一丸となって進むことができるため、結果としてプロジェクトの成功率を飛躍的に高められます。

プロジェクト管理と似た言葉との違い

プロジェクト管理には、類似する言葉が複数あります。なかには、混同されやすい言葉もあるため、注意が必要です。

ここでは、プロジェクト管理と似た言葉を3つ挙げ、違いを明確に解説していきます。

プロジェクト憲章との違い

プロジェクト憲章は、計画策定の前段階で作成されるプロジェクトの企画書であり、管理の土台となります。

具体的には、なぜ行うか（背景・目的）、何を成すか（目標・範囲）、誰が行うか（責任者・体制）の3点を明確にし、ステークホルダーと合意形成を図るためのものです。

これに対し、プロジェクト管理は、その憲章に基づき、具体的な工程やリソースを細かく制御し、遂行していく活動を指します。

作業計画との違い

プロジェクト計画が「何を（What）」「いつまでに（When）」達成するかという全体の道筋を示すのに対し、作業計画はそれを実現するための「具体的な手順（How）」に焦点を当てたものです。

プロジェクト全体を俯瞰する「設計図」がプロジェクト計画だとすれば、現場レベルでの日々の動きを規定する「マニュアル」が作業計画と言えます。

どちらも円滑な完遂に不可欠ですが、まずは全体像であるプロジェクト計画を固めることが先決です。

プロジェクトスコープとの違い

プロジェクト管理はプロジェクト全体を運営する活動であるのに対し、プロジェクトスコープは、誰が何をどこまでやるかという実施範囲を定義するものです。

スコープは、プロジェクト計画の初期段階で決定され、その後に続く全工程の基礎となる極めて重要な要素です。プロジェクト計画の一部として含まれますが、大規模な案件では認識の齟齬を防ぐため、独立したスコープ定義書を作成し、範囲を厳密に管理することもあります。

プロジェクト計画を作成する手順

プロジェクト計画を作成するには、5つの手順が重要となります。ここでは、プロジェクト計画の作成において重要となる手順について、以下の5つのステップに分けて詳しく解説します。

・スコープの定義
・リソースの割り出し
・スケジュールの策定
・予算の見積もり
・リスクアセスメント

スコープの定義

最初にするべきことは、スコープの定義です。

まずはプロジェクトのゴールと目的を明確にし、達成すべき目標や制約条件を具体的に検討します。

その上で、目的達成に必要な作業をすべて洗い出しますが、このとき、大まかなタスクから順に細かく分解していくのがポイントです。

段階的に構造化やリスト化を行い整理することで、作業の漏れや重複を未然に防ぎ、正確な全体像を把握できるようになります。これによって、スムーズなプロジェクト遂行のための強固な土台を完成させましょう。

リソースの割り出し

タスクの全体像を把握した後は、人的リソースの割り出しを行います。

具体的には、各作業への担当者の割り当てに加え、外部への委託や調達で補う範囲を含めて、必要な人員を算出します。

この際、プロジェクトの階層構造を示す組織図と、各員の責任範囲を明確にする役割表の双方を作成するのが理想的です。

これらを併用して可視化することで、誰がどの業務を担うのかが一目で把握できるようになり、チーム全体の体制をより正確に管理し、情報共有することが可能になります。

スケジュールの策定

作業の優先順位や各タスクに必要な期間を精査し、プロジェクト全体のスケジュールを策定します。

策定の際は、まず全体の工期や着手時期、最終的なローンチ日といった大枠を確定させ、そこに重要な節目となるマイルストーンを配置します。このマスタスケジュールを土台とし、段階的に詳細な実作業レベルの予定へと落とし込んでいく流れが一般的です。全体像から詳細へと順を追って整えていくことで、現実的かつ精度の高い工程表を作成することが可能になります。

予算の見積もり

プロジェクトにおける予算の算出は、スケジュールと密接に関係するため、まずは必要な作業量と期間を確定させることが重要です。

人件費をはじめ、拠点の維持費やシステム利用料、ツール利用料などの諸費用は、プロジェクトの長期化や規模に応じて変動するものです。

そのため、精度の高い工程表を策定した後に、工程表に基づいた収支計画を立て、実行予算を見積もるという順序で進めるのが良いでしょう。作業実態に応じたタイミングでコストを割り出すことで、より現実的で健全な予算管理が可能になります。

リスクアセスメント

プロジェクト計画の仕上げとして、リスクアセスメントを実施します。

想定されるあらゆるリスクを事前に抽出し、それぞれのリスクの発生を防ぐための対策や、発生時の対応方針を決定します。

致命的なリスクが予見される場合には、計画そのものの見直しや修正を検討することも重要です。

プロジェクト開始後の不測の事態を最小限に抑え、円滑な進行を確保するためにも、計画段階で起こり得るリスクを徹底的に洗い出す作業が、成功への重要なポイントとなります。

プロジェクト計画書に記載が必要な項目

プロジェクト計画書を作成する際は、記載が必要な項目が8つあります。

ここでは、プロジェクト計画書に記載が必要な8つの項目について、それぞれ詳しく解説していきます。プロジェクトをスムーズに進めるためにも、これらの項目をすべて網羅することは非常に重要です。

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プロジェクト概要

プロジェクト概要には、プロジェクトの目的とゴールを、関係者間で認識の齟齬が生じないよう簡潔明瞭に記載しなければなりません。

目的の欄では、プロジェクトの存在意義を端的に示します。特に、経営層へ報告する際は、全社的な企業戦略や事業方針と、どのように合意しているかを盛り込むと、重要性がより明確になります。

また、ゴールを定義する際は、QCD（品質・費用・期限）の3要素を数値などで具体化し、達成基準を客観的に判断できる形で示すことが必要です。これらを整理することで、プロジェクトの目指すべき方向性が、確固たるものになります。

作業範囲および成果物（スコープ）

作業範囲および成果物（スコープ）の項目では、プロジェクトの範囲と納品物を明確に定義します。

スコープ定義の過程で作成されるWBSは、作業の全体像とスケジュールの素案を兼ねるため、計画書には抜粋を記載しつつ、詳細な図表を資料として添付するのが効果的です。また、成果物はプロジェクトの各節目におけるアウトプットを指します。これらをマイルストーンと紐付けて定義することで、いつまでに何を完成させるべきかが明確になり、進捗状況を視覚的に把握しやすくなるというメリットがあります。

コストの内容

コストの内容に関する項目は、主に社内向けの計画書において重要な役割を果たします。

計画書の本文に記載する際は、人件費、外注費、ソフトウェアおよびハードウェアの導入費、インフラ・保守費用、ライセンス料、備品代といったおおまかなカテゴリーに分けて構成すれば十分です。見積書レベルの詳細な数字については、本文の簡潔さを損なわないよう、別途添付資料としてまとめるのが適切です。大枠の予算配分をひと目で把握できるように整理することで、決裁者や関係者がプロジェクトの経済的規模を迅速に理解できるようになります。

スケジュール

スケジュールの項目には、プロジェクトの全体像を俯瞰できるマスタスケジュールを記載します。

具体的には、重要な節目となるマイルストーン、遅延が許されない主要工程であるクリティカルパス、進捗を測るための管理指標を盛り込みます。詳細な作業予定については別途WBSが役割を担うため、計画書の本文に詳細なタスクまで書き込む必要はありません。要点を絞ったマスタスケジュールを提示することで、関係者全員がプロジェクトの主要な流れや重要なチェックポイントを、ひと目で正確に把握できるようになります。

プロジェクト体制

プロジェクト体制の項目では、プロジェクトに関わるすべての関係者を網羅し、役割分担を明確にします。

具体的には、社内メンバーだけでなく外部パートナーも含めた全登場人物をリストアップし、それぞれの担当業務と最終決定権を持つ人物、つまり責任の所在を明記することが必要です。記載する際は、組織の階層構造を視覚化した組織図と、個々の具体的な職務範囲を定義した役割表の両方を用いるのが最適です。2つの形式を併用することで、チーム全体の構成と個人の責任範囲が、直感的に理解できるようになります。

品質基準

品質基準の項目では、プロジェクトが達成すべき具体的な指標を明確に定めます。

具体的には、システムの稼働率やバグの許容発生数などの項目、それに対する具体的な目標値、測定を行う期間、24時間監視やテスト体制といった管理方法などを、組み合わせて記載します。

品質に関する規定は内容が多岐にわたり、記述量が増えやすい傾向があります。計画書のスライドが煩雑になりそうな場合は、要点のみを簡潔にまとめ、詳細なルールについては別途品質定義書を作成して補足するのが効率的です。

コミュニケーションに関する取り決め

プロジェクトの成否を左右する、コミュニケーションに関する取り決めは、当然できるものと過信されやすく盲点になりがちな重要項目です。

円滑な情報共有のためには、意思疎通や中間報告の方法を事前にルール化しておく必要があります。具体的には、会議の名称や出席者、頻度などを定める開催ルールや、メールの宛先（TOやCC）の使い分けや管理ツールの運用方法、議事録の作成および周知手順などの運用ルールを明確にします。

定めたルールをプロジェクト開始前に全参加者へ周知徹底することで、認識の齟齬を防ぎ、チームに一体感が生まれるでしょう。

リスクおよび対応策

リスクおよび対応策の項目では、想定されるあらゆるリスクを事前に抽出し、具体的な備えを明確に定義します。

検討する際は、リスクの具体的な内容に加え、それが起きる確率や頻度、プロジェクトに与える重要度を評価し、具体的な対応策を策定しておきます。

リスクへの対策が不十分だと、不測の事態が起きた際、スケジュールや予算の大きな遅延や超過を招きかねません。

リスクを予見し、対処法を計画に盛り込んでおくことが、プロジェクトを成功へと導くための重要なポイントとなります。

プロジェクト計画の形式

プロジェクト計画では、さまざまなテンプレート形式があります。ここでは、どのような形式のテンプレートがあるのか、3つの例を挙げて解説していきます。

それぞれの特徴を理解し、最適な形式を見つけ、活用していきましょう。

スプレッドシート（Excel/Google スプレッドシート）

タスクのリスト化や予算管理、簡易的な進捗追跡に最適な形式です。表計算や数値管理に強く導入も容易ですが、工程が複雑化しタスクが細かく絡み合うようなスケジュール管理には、不向きな側面もあります。

ドキュメント（Word/Google Docs）

スコープの定義やコミュニケーションの指針など、詳細な文章による解説が必要な項目に最適な形式です。情報の言語化には向いていますが、繰り返し変化する進捗状況をリアルタイムで追跡し更新するような、動的管理には不向きかもしれません。

プロジェクト管理ソフトウェア（Adobe Workfront）

リアルタイムの進捗管理やタスク調整、チーム間の連携、自動レポート作成が可能な、統合型ツールです。柔軟なテンプレートでカスタマイズも容易なため、複雑な工程が絡み合う大規模なプロジェクトに適しています。

プロジェクト計画を策定する際の注意点

プロジェクト計画を策定する際には、注意しておくべきポイントが2つあります。ここでは、プロジェクト計画の策定に関する2つの注意点について、詳しく解説していきます。

フォーマットは定めておくべき

計画の修正や更新は頻繁に発生するため、あらかじめ共通のフォーマットを定めておくことが非常に重要です。型が決まっていないと、修正のたびに多大な手間や時間がかかるだけでなく、作成者以外が編集する際の混乱や認識齟齬を招く恐れもあります。スムーズな情報共有と管理効率の向上のためにも、一貫性のある形式を維持するよう、心がけましょう。

情報共有は徹底するべき

プロジェクトの関係者が多くなるほど、情報の徹底した共有が非常に重要となります。計画書の内容そのものはもちろん、記載ルールや読み方まで、事前に周知しておくようにしましょう。共通認識を持つことで、メンバー間の解釈のズレを最小限に抑え、修正作業や無駄な手戻りによる負担を減らせるようになります。

クラウドログなら簡単にプロジェクト管理ができる

クラウドログを活用すると、プロジェクト管理が非常にスムーズに実施できます。ここでは、具体的にどのような機能によってスムーズなプロジェクト管理が行えるのか、3つの項目を挙げて解説していきます。

作業進捗を可視化しているので、進捗状況を確認・報告しやすい

クラウドログでは、ガントチャートや進捗バーを用いることで、各タスクの進行状況をリアルタイムで視覚的に捉えることができます。

プロジェクトが複雑化すると、誰がどの作業をどこまで進めているのかが見えにくくなりますが、クラウドログならチーム全体の動きを一画面で把握することが可能です。

遅延が発生している箇所もひと目で判別できるため、トラブルを早期に発見し、対応できるようになります。

また、客観的なデータに基づいたレポートが自動で生成されるため、報告時の資料作成も、手間をかけずに正確かつスピーディーに行えます。

工数入力が直感的で、コスト管理の精度が向上する

クラウドログの大きな特徴は、GoogleカレンダーやOutlook予定表といった既存のツールと連携し、日々の業務時間をドラッグ＆ドロップで手軽に入力できる点です。

プロジェクト管理において正確なコストを把握するには、現場での正確な工数データ入力が必要不可欠ですが、入力作業が煩雑だと形骸化しやすくなります。

クラウドログでは、データ入力の負荷を極限まで下げることで、精度の高いデータをリアルタイムで蓄積することが可能です。

これにより、プロジェクトごとの人件費の推移や予算の消化状況を即座に可視化でき、予算超過の予兆を早期に察知し、迅速な対策を講じることが可能になります。

多彩なレポート機能で、生産性の分析・改善が容易になる

クラウドログは、蓄積された工数や進捗のデータが自動的に集計され、多角的な切り口のレポートとして出力可能です。

個人やチームごとの稼働状況、プロジェクト別の利益率などがグラフで視覚的に表示されるため、管理者が手作業で集計する手間を大幅に削減できます。

数値に基づいた客観的な分析が可能になれば、特定のメンバーへの業務集中を防ぐリソースの最適配分や、過去の実績を基にした高精度な見積もり作成が可能になります。

単なる進捗管理に留まらず、組織全体の収益性向上や働き方の改善を強力にバックアップする点は、クラウドログの大きな魅力と言えるでしょう。

プロジェクト管理を行うならクラウドログ

効率的なプロジェクト運営を目指すなら、クラウドログの導入をおすすめします。

クラウドログの大きな利点は、プロジェクト計画の策定が極めてスムーズになることです。ガントチャートやWBS作成が直感的に行えるため、複雑な工程も短時間で構造化できます。

個人やチームごとの稼働状況、プロジェクト別の利益率などがグラフで視覚的に表示されるため、管理者が手作業で集計する手間を大幅に削減できます。

また、分布図（ヒストグラムなど）を活用することで、工数のばらつきや偏りも直感的に把握できます。

さらに、過去の工数実績を基にした精度の高い見積もりも可能なため、無理のない現実的な計画を立てられるのも大きな強みです。計画段階から実行、分析までを一貫してサポートし、プロジェクトの成功率を飛躍的に高めてくれるはずです。

クラウドログ サービス紹介資料｜お役立ち資料｜工数管理・プロジェクト管理ツール「クラウドログ」

まとめ

本記事では、プロジェクト計画について、手順や記載項目、注意点などの重要なポイントを押さえながら、詳しく解説してきました。

プロジェクト計画は、プロジェクトをスムーズに完遂させるために非常に重要です。プロジェクト計画の基本をきちんと把握し、正しい手順で実施することで、プロジェクトの成功率は大幅に向上するでしょう。
また、プロジェクト計画を実施する際は、クラウドログの活用が非常におすすめです。使いやすい機能が整っているため、ツールの使用を検討する際は、ぜひクラウドログをご検討ください。