プロジェクト管理において、タスクや作業進捗を可視化する「ガントチャート」は不可欠な存在です。しかし、作成に手間がかかり、うまく運用できていないケースも少なくありません。
本記事では、工程表の基本的な役割から、ガントチャートとWBS・バーチャート工程表との違いについて詳しく解説します。さらに、作成するメリット・デメリットや具体的な作り方、運用を成功させるポイントまでをご紹介します。ガントチャートを活用して生産性向上を目指す方はぜひ参考にしてください。ガントチャート工程表の無料テンプレートもご用意しています。
目次
そもそも工程表とは
工程表とは、プロジェクトにおける一連の作業（工程）の段階や範囲、スケジュールを管理するための表のことです。製造業や建設業、ソフトウェア開発など、厳密な順序と精度が求められる「ものづくり」のプロセスにおいて、具体的な作業手順や進捗段階を可視化するために用いられます。
適切な工程表を作成することで、いつ・誰が・何を行うべきかが明確になり、プロジェクト全体の大局的な流れと詳細な作業手順を効率的に連携させることが可能になります。
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工程管理に役立つガントチャート工程表とは
ガントチャート工程表とは、各工程の作業進捗を可視化するために用いる表です。
縦軸に工程や細分化されたタスク、作業項目、横軸には日・週などの期間が記載されています。
各タスクの進捗率を示すバーや進捗度（％）を記載して、進捗状況の可視化や工程管理の正確化、効率化を目的に導入されることが一般的です。
工程管理では、計画が重要であり、その計画と実際の進捗状況によって、適切な対応をするための統制が必要となります。
正確な工程計画や管理を実施するうえで役立つのが、ガントチャート工程表です。
ガントチャート工程表の具体的な役割
ここでは、ガントチャート工程表の具体的な役割について解説します。
役割1：プロジェクト全体の可視化
ガントチャート工程表は、プロジェクト全体を視覚的に捉えるためにも使われます。
ガントチャート工程表では管理項目名・開始日・完了日（完了予定日）・作業内容・担当者・マイルストーンなどを項目別に記載します。
管理項目の最小単位であるタスクを洗い出し、メンバー同士でイメージできる細分化を行い、細か過ぎる場合は調整するようにします。
ガントチャート工程表を見たときに、プロジェクトの全体像をイメージできることが大切です。一覧で視覚化できるよう考慮しながら、できるだけシンプルになるよう、具体化と抽象化を図ります。
役割2：タスクの整理
ガントチャート工程表は、タスクの整理にも役立ちます。ガントチャート工程表では、各タスクが実行されるために、必要となる日程やなど、時間を割り振ります。このとき場合、なるべく実行に無理がないよう、計画を立てるようにします。タスク状況を示す代表的なステータスは、着手前・着手・順調・遅れ・完了などです。
役割3：クリティカルパスの特定
ガントチャート工程表には、タスク間の依存関係を明確にし、クリティカルパス（プロジェクトの最長期間）を特定する役割もあります。
プロジェクトでは、それぞれのタスクが独立しているわけではありません。タスクAでの成果物によってタスクBが行われる、といったタスク同士に依存関係があります。
この依存関係を明確にすることで、はじめてクリティカルパスを特定できます。
プロジェクト全体を通して、重大な経路となるクリティカルパスが遅れると、作業全体に影響を及ぼすため、クリティカルパスの短縮、コスト削減となる方法を考慮した管理を行うことが大切です。
バーチャート工程表との違い
バーチャート工程表とは、縦軸に工程・横軸に日数を記載し、各工程の作業完了に必要な日数を、大まかにバーを用いて可視化する工程表です。
一目で工程スケジュールを把握できるメリットがある一方、進捗率の管理は行わないため、各工程の遅延検知が困難というデメリットがあります。作業同士の依存関係性についても管理しないため、精密な工程管理には向いていません。
一方でガントチャート工程表は、進捗率や作業依存関係まで管理するため、バーチャート工程表よりも正確に工程管理を行えます。
WBSとの違い
WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構造）は、プロジェクトという巨大な成果物を、管理可能な最小単位（ワークパッケージ）にまで階層的に分解していくプロセスや構成図のことです。WBSが「何を（What）すべきか」というタスクの洗い出しと構造化に特化しているのに対し、ガントチャートは時間軸と担当者を加え、「いつ（When）・誰が（Who）」行うかを可視化する点に違いがあります。実務においては、WBSで抜け漏れなく作業を洗い出した後に、それをガントチャートに落とし込むという手順を踏むのが一般的です。
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ガントチャート工程表を作成するメリット
ガントチャート工程表のメリットは主に以下の2つです。
メリット1：プロジェクトの進捗状況の見える化
ガントチャート工程表を運用すると、プロジェクトの進捗状況を見える化できます。
プロジェクトメンバーや上層部への進捗状況の共有が容易となるほか、作業工程が明確化されることで、工程管理も正確になるメリットがあります。
メリット2：作業進捗遅れの検知
プロジェクトの遂行においては、一つの工程の遅延がプロジェクト全体の遅延につながるため、遅延発生時にはスピーディーな対応が必要です。
ガントチャート工程表では進捗率を管理するため、遅延を迅速に検知できます。
リソースの最適配分と負荷の平準化が可能になる
ガントチャートの縦軸に担当者を設定することで、特定の人員にタスクが過度に集中している状態（山積み）を可視化できます。このデータを元に、タスクの実施時期をずらしたり、空きのある別のメンバーに割り振ったりする「山崩し（リソースレベリング）」を行うことで、チーム全体のパフォーマンスを平準化し、属人化によるスケジュール遅延の防止につながります。
ガントチャート工数表を作成するデメリット
一方で、ガントチャート工数表の運用にはいくつか注意すべきデメリットも存在します。
デメリット1：作成とメンテナンスに手間がかかる
プロジェクトが動き出すと、計画の変更やスケジュールの微調整が頻繁に発生します。現場が多忙を極めると更新作業が後回しになり、ガントチャートが「実態と合わない図」として陳腐化してしまうリスクがあります。
デメリット2：工数やタスクの依存関係が複雑化しやすい
大規模なプロジェクトになるとタスク数が膨大になり、一つの作業の遅延が連鎖的に及ぼす影響を手動で調整するのは困難です。タスク漏れや依存関係のミスがあると、スケジュール全体が破綻しかねません。
デメリット3：予実管理が形骸化する恐れがある
作成すること自体が目的となってしまい、計画（予定）に対する実績の比較が行われないケースがあります。予実管理が十分に行われないと、「なぜ遅れたのか」という分析ができず、次回のプロジェクトに向けた業務改善につながりません。
ガントチャート工程表の作り方
続いて、ガントチャート工程表の作り方について、ステップごとに詳しく解説します。
ステップ①：作業の洗い出し
まずは、プロジェクトの完了に必要な作業工程を洗い出しましょう。
さらにWBS（Work Breakdown Structure）を用いて、細かい作業・タスクに細分化することで、漏れなく作業工程を抽出できます。
ステップ②：作業者の決定
各工程の作業者を決定します。作業負荷を作業者単位で平準化するよう、タスクの割り振りを調整することが大切です。
また、作業者ごとに能力が異なるケースがあるため、割り振りの際には能力も考慮しましょう。
ステップ③：ガントチャート工程表に落とし込む
ステップ①②で決定した内容をもとに、ガントチャート工程表を作成します。
ガントチャート工程表の作成には、エクセルや専用ツールを用いることが一般的です。各ツールの特徴やメリット・デメリットについては後述します。
ガントチャート工程表の作成時のコツ・注意点
ガントチャート工程表を作成する際のコツ・注意点は以下の通りです。
ポイント1：工程表の作成・管理に時間をかけすぎない
ガントチャート工程表を作成する主な目的は、工程管理の正確化・効率化です。
工程表の作成や、情報入力・メンテナンスなどの運用・管理業務に時間がかかると、逆に効率が悪くなるため注意しましょう。
ガントチャート工程表を効率よく作成できる専用ツールを導入することで、作成・運用にかかるコストを削減できます。
ポイント2：メンバーが見やすい工程表を作成する
工程管理者として、メンバーや上層部への説明を行う機会は多いでしょう。
誰でも一目見ただけで、プロジェクトの状況や進捗率がわかるガントチャート工程表を作成することも大切です。
ポイント3：工数管理も合わせて行う
プロジェクトの進捗管理を適切に行うためには、ガントチャート工程表の活用だけではなく、工数管理もあわせて行うことが重要です。
工数管理の概要や重要性については、以下の記事をご確認ください。
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ガントチャート工程表を運用するポイント
「作っただけで誰も見ていない」という形骸化を防ぎ、ガントチャートを組織の文化として定着させるためのポイントを解説します。
ポイント1：更新頻度の義務化とレビューのルーチン化
ガントチャートは、常に最新の状態に保たれていなければ情報としての価値を失います。定例会議や週次レビューの場などで、必ずガントチャートを画面共有などで確認し、全員で進捗を確認しながらその場で修正を行う運用ルールを義務化しましょう。このルーチンにより、情報の陳腐化を防ぐことができます。
ポイント2：意思決定の軸として活用する
スケジュールの変更、人員の追加投入、予算の再配分などを検討する際、ガントチャートを必ずエビデンスとして使用する文化を醸成しましょう。「チャートのデータを判断の根拠として必ず参照する」という共通認識を持たせることで、現場でのツール入力へのモチベーションが高まり、正確な進捗状況が集まりやすくなります。
ポイント3：適切なタスク粒度を維持する
タスクの粒度が細かすぎると入力負担が増大し、更新の妨げとなります。逆に大雑把すぎると進捗の遅れに気づけません。一つのタスクの作業時間を「8時間以上、80時間（約2週間）以内」に収める「8/80ルール」などを参考に、管理しやすく管理負荷が過度に高くならない適切な粒度を維持することが重要です。
工程管理でガントチャートを応用的に利用する
事前に決められた製品を製造する工程管理において、ガントチャートは最適と言えます。
マイルストーンの設定によっても、さらに、有効化を図ることが可能となります。
努力次第で、達成できるイメージを持てる設定が望ましいと言えます。
マイルストーンをクリアし、成果物の品質も基準をクリアした状態にするため、成果物における品質の基準も設定しておきます。
タスク完了時に、成果物の品質が事前に設定した基準をクリアしていることを確認します。
これらの作業は、ツール活用によって同時に実現可能となります。
作業進捗を可視化するならクラウドログ
Excelなどの表計算ソフトを用いた工程管理は手軽ですが、ファイルの競合や計算式の崩壊、属人化による更新の停止といったトラブルが起こりがちです。そこでおすすめなのが、工数管理・プロジェクト管理ツール「クラウドログ」の活用です。
クラウドログであれば、直感的な操作でタスクの洗い出しからガントチャートの作成までをシームレスに行うことができます。タスク同士の依存関係や進捗状況も自動で可視化される仕組みを備えており、比較的容易に最新のスケジュールを共有・把握できます。
さらに、メンバーの日々の工数入力データと連携してリアルタイムな予実管理が行えるため、「いつの間にか予算をオーバーしていた」という事態を未然に防ぐことにつながります。ガントチャートの作成や運用に課題を感じている企業は、ぜひクラウドログの導入をご検討ください。
まとめ
ガントチャート工数表は、プロジェクトにおける「いつ・誰が・何をすべきか」を時間軸に沿って可視化し、作業進捗やリソースを適切に管理するための重要なツールです。WBSでタスクを洗い出し、依存関係を明確にして配置することで、進捗遅れの検知や業務の平準化といった大きなメリットを得ることができます。
一方で、作成の手間や運用の形骸化といったデメリットを克服するためには、ルーチン化されたレビューや、クラウドログのような専用ツールの導入が効果的です。チームの生産性向上とプロジェクトの確実な成功のために、ぜひガントチャートの正しい作成・運用手法を取り入れることを検討してみてください。
※参考：CrowdLog ｜工数管理
