プロジェクトを効率的に管理するためにはツールの導入が必要不可欠です。
プロジェクト管理ツールはその名の通りプロジェクト管理に特化しており、プロジェクトを可視化することで業務の効率化に役立つからです。
とはいっても「エクセルで十分ではないのか」「様々なツールが提供されていてどのように選べばいいのかわからない」といった疑問の声もよく聞きます。
・プロジェクト管理ツールの概要やメリット
・デメリットを知りたい
・プロジェクト管理ツールの選び方を知りたい
・主要なプロジェクト管理ツールを知りたい
本記事では、そんなお悩みを解決するためにプロジェクト管理ツールの基礎知識から選び方、主要なツールまで解説します。
プロジェクト管理ツールの導入を検討する際にぜひご活用ください。
目次
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、チームメンバーやコスト、スケジュールといったプロジェクトに関わるリソースを管理するツールです。
メンバーごとに工数を入力することでガントチャートを出力する機能やタスク管理機能、ノウハウを蓄積する機能など製品によって様々な機能が提供されています。
プロジェクト管理ツールの4つのメリット
プロジェクト管理ツールはこれまで使われてきたエクセルやアナログな方法でのプロジェクト管理を一新します。
プロジェクト管理ツールにどんなメリットがあるのか見ていきましょう。
管理作業の効率が上がる
プロジェクト管理では、工数やコスト、スケジュールなど多くの項目を管理しなければなりません。
エクセルは表計算ソフトなので、入力箇所を探して入力を行う必要があり、効率を下げてしまうでしょう。
プロジェクト管理ツールはこれらの管理項目に応じたインターフェイスを備えているので、項目を簡単に入力することが可能です。
メンバーの作業を把握できる
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの現状をメンバー間で共有することが重要です。
エクセルなどのファイル形式では、共有するためにわざわざファイルを相手に送ったり、同時編集ができない共有フォルダにファイルを置く必要があります。
一方、プロジェクト管理ツールは登録した工数がすぐに反映されるため、プロジェクトの現状をリアルタイムで把握することができます。
プロジェクトの進捗が可視化できる
プロジェクト管理の秘訣は、いち早くプロジェクトへの影響を見つけ、迅速に対処することです。
プロジェクト管理ツールは工数や実績を入力することだけでガントチャートや予実の状況を可視化してくれます。
エクセルでもマクロやグラフを駆使すれば実現できなくはないですが、洗練されたインターフェースを提供するツールには及びません。
フォーマットを統一できる
プロジェクトでは、進捗に応じてステークホルダーへのレポートを提出します。そこで注意が必要なのがフォーマットです。
プロジェクトごとにフォーマットが異なっていてはレポートの情報を有効に活用できず、作成にも手間がかかってしまいます。
エクセルではレポート作ると印刷時にズレが生じたり、修正に時間を割かなければなりません。
プロジェクト管理ツールを導入すればレポートのフォーマットも統一することが可能です。
プロジェクト管理ツールのデメリットとは
プロジェクト管理ツールには、メリットが多数ある一方で、デメリットとなる面もあります。特に注意すべきデメリットといえるのが、環境構築やルール設定に手間や時間がかかってしまうという点です。
Excelや紙からの移行には、導入コストと学習の負担という壁があります。操作習得のための研修に加え、共有ルールや運用フローの再構築が必要なため、定着までには相応の時間と費用をかけなければなりません。また、移行期の混乱によるミスを防ぐための入念な準備や、継続的なフォローアップも、大きな負担となってしまいます。
無料ツールやエクセルと比較した場合でも、長期的には運用効率や情報の一元管理といった面で差が出るため、導入の目的を明確にした上で検討することが重要です。
プロジェクト管理ツールの主要な機能
プロジェクト管理ツールは、さまざまな機能を持っています。各機能の違いを理解し、自社に合ったツールを比較・一覧で整理することが重要です。無料プランの有無やアプリ対応状況なども含めて確認すると、より最適な選定が可能になります。
ここでは、プロジェクト管理ツールの持つ主要な機能について、9つの項目に分けて詳しく解説していきます。
ガントチャート機能
ガントチャートは、プロジェクトの進捗を時間軸上で視覚的に管理できる機能です。タスクの期間や前後関係が可視化されるため、全体の状況を一目で把握できます。
直感的なドラッグ&ドロップ操作で計画変更やタスク追加も容易に行えるのが特徴です。また、進捗の遅れや潜在的なリスクを早期に発見できるため、迅速で適切な軌道修正が可能となり、プロジェクトの円滑な遂行を強力にサポートします。
スケジュール管理機能
スケジュール管理機能は、プロジェクトのタイムラインを一元的に制御するための基盤です。各タスクの期限や全体の行程を可視化することで、作業の遅延や重複といったトラブルを未然に防ぎます。
また、リソース配分や優先順位の調整を円滑にし、計画変更時も影響範囲を瞬時に把握し迅速な再編が可能です。この機能の活用により、常に最適化された状況でプロジェクトを進行できるようになります。
Googleカレンダーなどの外部アプリと連携できるサービスも多く、より柔軟なスケジュール管理が可能です。
タスク管理機能
タスク管理機能は、プロジェクトの核となる業務サイクルを一元的に制御する仕組みです。タスクの起票から進捗更新までを集約し、優先度や担当者、期限を紐付けることで、現場の動きをリアルタイムに可視化します。
この機能により、メンバーそれぞれの作業量と進行状況が常に最新状態で共有されるので、結果として管理の漏れを防ぎ、チーム全体が迷うことなく目標へ突き進むための土台を築けます。
複数ツールを比較しながら、自社に合った運用方法を見つけやすい点もメリットです。
工数管理機能
工数管理は、メンバーの作業時間を記録して可視化し、組織の生産性を高めるための機能です。集計データの分析により、特定の担当者への業務集中や計画との乖離をいち早く検知し、適切なリソース再配分を可能にします。
また、蓄積されたデータは将来の工数予測に役立ち、見積もりの精度向上へと繋がります。運用の改善を繰り返すことで、プロジェクトの成功率を安定的に高めるための、重要な土台となるでしょう。
チャット機能
チャット機能は、ツール内での迅速な意思疎通を支える重要な基盤です。リアルタイムでのやり取りが可能で、疑問の解消や情報共有をスピーディーに行うことができます。特にリモート環境下においては、チームの連携を維持するのに非常に役立ちます。
また、履歴が蓄積されるため、過去の経緯をいつでも遡って確認できるのが、大きな利点です。これにより、口頭でのやり取りだと発生しやすい情報の聞き逃しや見落としを防ぎ、正確な情報共有をサポートします。
レポーティング機能
レポーティング機能は、プロジェクトの最新状況を効率的に文書化し共有するための仕組みです。社内会議用や顧客向けなど、用途に合わせた資料を最小限の手間で作成できます。
正確な進捗をタイムリーに報告することで、クライアントの信頼を獲得できるだけでなく、早期に認識の齟齬を解消できるのも大きな利点です。透明性の高い情報共有により、プロジェクトを円滑に進めるための強力な武器となります。
情報共有機能
情報共有機能は、設計書や報告書などの重要ドキュメントを、チーム内で一元管理し共有するための仕組みです。必要な資料へ即座にアクセスできる環境を整え、情報の散逸を防ぎます。
最大の特徴は、ファイル上に直接コメントや注釈を残せるという点です。文脈に沿った具体的な指示やフィードバックが可能なため、解釈のズレによる誤解を最小限に抑えられます。これにより、チーム全体の理解が深まり、業務効率が大幅に向上します。
原価・予算管理機能
原価・予算管理機能は、プロジェクトの財務健全性を強力に統制するための基盤です。原価管理により部門や案件ごとの収益性を分析し、コスト最適化に向けた的確な判断を下すことができます。
予算管理では、予算の設定から実費の追跡、超過リスクの監視までを一元化します。詳細な内訳や将来予測を把握することで、予算調整の要否を早期に判断でき、無駄を徹底的に省いた精度の高いマネジメントを実現します。
在庫管理機能
在庫管理機能は、資材の数量把握から発注、棚卸までを効率化する機能です。特に製造業向けのツールに多く搭載されており、現場の業務負担を大幅に軽減します。
リアルタイムな状況把握により過剰発注を防げるため、保管スペースの有効活用だけでなく、余剰在庫による資金の停滞も回避することが可能です。無駄なコストを徹底して削ぎ落とすことで、経営の健全化と円滑な生産体制の維持を強力にバックアップします。
プロジェクト管理ツールの選び方
プロジェクト管理ツールは、様々な製品が提供されています。
製品によって機能が異なりますが、プロジェクト管理ツールを選ぶ際の重要なポイントを押さえましょう。
クラウド型かインストール型か
プロジェクト管理ツールにはクラウド型とインストール型の2つの種類があります。
クラウド型はインターネットを利用してブラウザからツールを利用する形態です。導入が簡単でコストも抑えられるのがメリットです。
また、ツールの保守や運用もサービス提供者に任せられます。
一方、インストール型は各コンピューターにインストールして利用する形態です。
インターネット環境がなくても使うことができ、クラウド型のようにサーバーを共有しないため、セキュリティリスクが低い点が特徴です。
しかし、インストールやセットアップに時間がかかり、ツールの保守や運用も自分で行う必要があります。
ツールのメンテナンスを意識せず、コストを抑えて利用できるクラウド型がオススメです。
クラウド型とインストール型の違いについてもっと詳しく知りたい方はこちら
→「今さら聞けないオンプレミスとクラウドの違いとは？4つのポイントを徹底比較！」
求める機能があるか
プロジェクト管理ツールは製品によって様々な機能があります。
主にタスク管理に特化した機能や工数管理に特化した機能、情報共有に特化した機能があります。
小規模で手軽に導入したいのならタスク管理だけで十分でしょう。
ガントチャートやカレンダー形式で工数を可視化したければ工数管理に比重を置く必要があります。
社内の情報をチャットで共有したり、Wikiに蓄積したければ、情報共有の機能が必要です。
自社のプロジェクトに合わせて求める機能を検討しましょう。
直感的な操作性
プロジェクトが進んでいる間はプロジェクト管理ツールを使わない日はないでしょう。
日々使うツールだからこそ使いやすさといった操作性が重要です。操作性が悪いとツールを導入しても学習コストがかかり、業務効率も低下してしまいます。
操作性と一概にいってもサービスに触れなければ分かりません。お試しでトライアル利用できるサービスもあるので、導入する前に試してみましょう。
プロジェクト管理ツール紹介
ツールの基礎知識と選び方を理解していただけたと思います。
それでは実際に主要なプロジェクト管理ツールについて見ていきましょう。
小〜大規模向け：工数管理に特化した「クラウドログ」
クラウドログは直感的な操作で簡単に工数を登録できるクラウド型のプロジェクト管理ツールです。
工数管理に特化しており、作業別や工程別、企業別、商品別など自社に合った軸で工数を登録できます。
また、ガントチャートやカレンダー形式で工数の登録や確認ができ、プロジェクトに応じて選択できます。
出力できるレポートが豊富なのも魅力の一つです。売上や工数原価、損益など各種レポートが即座に取得できます。
無料トライアルがあるので、ツールの使い勝手を十分に試せます。
大規模向け：自由にカスタマイズできる多機能ツール「Wrike」
Wrikeはプロジェクト管理をはじめ、マーケティングやクリエイティブ、商品開発など横断的なソリューションを提供しています。
ガントチャートや予実管理、作業にかかった時間を集計するタイムトラッキングなど豊富な機能が備わっています。
多機能のため価格が比較的高めになっていますが、機能にこだわるならWrikeがオススメです。
プランごとに無料で試せるトライアルに申し込むことが可能です。
中〜大規模向け：チームのコミュニケーションを促進する「Backlog」
Backlogは開発だけでなく、人事や総務まで様々な職種で使われているプロジェクト管理ツールです。
使いやすさはもちろんですが、コミュニケーションを促進する「いいね」機能や300種類以上のキャラクターアイコンが使えるといったユニークな特徴があります。
プロジェクトのスケジュールもガントチャートで可視化でき、タスクの期限や進捗状況も把握できるので、プロジェクトをリアルタイムで把握できます。
小規模向け：カンバン方式でタスクを管理したいなら「Trello」
WBSやガントチャートでプロジェクトの工数を管理するのではなく、カードを動かしながらカンバン形式で管理するのがTrelloです。
使い方は非常にシンプルでタスクの数だけカードを作成し、「進行中」「完了」といった進捗状況に合わせてカードを移動させるだけです。
複雑な管理が必要な大規模プロジェクトには向きませんが、簡単無料で導入できるので小規模プロジェクトにオススメです。
中〜大規模向け：タスクをチケットで管理する「Redmine」
http://redmine.jp/
Redmineは無料で使えるインストール型のプロジェクト管理ツールです。
タスク管理や進捗管理、情報共有など無料にもかかわらず基本的な機能を十分に備えています。
Redmineの特徴としてはタスクをチケットで管理する機能です。
チケットはタスクの担当者や進捗状況、スケジュールを登録するもので、チケットを登録することでガントチャートやカレンダー、ロードマップなどの形式で確認することが可能です。
自分のサーバーにインストールして利用するタイプなので、サーバーの管理が必要になります。
効果的なプロジェクト管理を行うならクラウドログ
プロジェクト管理を効果的に行いたい場合は、クラウドログの利用が非常におすすめです。なぜなら、クラウドログには、実際にプロジェクト管理を行う上で、得られるメリットが多いからです。
ここでは、クラウドログの特に大きなメリットを3つ挙げて、紹介していきます。
工数入力の簡略化と精度の向上
クラウドログの最大のメリットとも言えるのが、直感的な操作で工数入力ができるという点です。GoogleカレンダーやOutlook予定表などとの連携機能により、ドラッグ＆ドロップで実績を登録できるため、入力の手間や入力漏れのリスクを大幅に下げられます。
正確な工数データがリアルタイムで集まることで、プロジェクトごとの実態が可視化され、最新のデータに基づいた精緻な進捗管理や原価管理が可能になります。
複数のプロジェクト管理ツールを一覧で比較した中でも、機能性と使いやすさのバランスに優れているのが特徴です。
収益性とコストのリアルタイム可視化
プロジェクトごとの予算に対し、それぞれどの程度のコストがかかっているかという数値を瞬時に把握できるという点も、クラウドログの大きなメリットです。登録された工数に人件費単価を掛け合わせ、自動で原価計算を行うため、手作業での集計コストを大幅に削減できます。
赤字の予兆や予算超過のリスクを早期に発見でき、手遅れになる前にリソースの再配分や計画の見直しを行うなど、経営判断やマネジメントのスピードを大幅に高めることが可能です。
チームの稼働状況の最適化
クラウドログでは、メンバー全員の稼働状況がグラフや表で可視化されるため、特定の個人への業務集中やリソースの空きをひと目で確認できます。これにより、無理のないタスク配分が可能となり、長時間労働の抑制やメンタルヘルスケアにもつながります。
また、蓄積されたデータは、どの業務にどの程度の時間がかかっているかを分析するのにも役立ちます。無駄な会議や非効率なプロセスの特定ができるため、組織全体の生産性向上に向けた、具体的な改善策を打ち出すことができるでしょう。
プロジェクト管理ツールを導入するならクラウドログにお任せください
クラウドログは、カレンダー連携による直感的な工数入力で、現場の入力負担を最小限に抑えつつ、プロジェクトの収益性をリアルタイムで可視化します。人件費の自動計算により赤字リスクを早期に発見することもできるため、迅速な経営判断も可能にします。
また、導入支援から運用定着まで手厚いサポート体制が整っているので、初めてのツール導入でも安心です。業務を効率化し、生産性を最大化させたいとお考えの場合は、ぜひクラウドログにお任せください。
クラウドログ サービス紹介資料｜お役立ち資料｜工数管理・プロジェクト管理ツール「クラウドログ」
まとめ
プロジェクト管理ツールはプロジェクトを効率的に進めるために必要です。
エクセルやアナログな方法での管理は工数の登録に手間がかかり、プロジェクトの現状も把握できません。
プロジェクト管理に特化したツールを導入することでプロジェクトを可視化し、予実管理を徹底することが可能です。
クラウド型であれば、導入コストや運用コストを抑えて手軽に導入できます。
今回は「プロジェクト管理ツールの選び方」というホワイトペーパーをご用意いたしましたので、この資料を参考にプロジェクト管理ツールの導入をぜひご検討ください。
この資料では、工数管理・プロジェクト管理ツール「クラウドログ」について、基本機能や事例などをわかりやすくご紹介しています。
ご興味をお持ちいただけましたら、まずはこちらの資料をご覧くださいませ。
- 監修：クラウドログ編集部
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クラウドログ編集部です。工数管理・プロジェクト管理を軸に、企業の生産性向上を支援する最新情報をお届けします。属人化の解消やコスト可視化など、働き方改革に不可欠なテーマを、専門的な視点から分かりやすく解説します。
