ITエンジニアをはじめ、ビジネスパーソンには時間がいくらあっても足りません。プロジェクトの予算や納期に余裕がないケースが多い中、仕事熱心な人ほど残業をいとわず成果物の品質を高めようと努力しがちです。
時間の使い方は個人にとってもプロジェクト全体にとっても極めて重要ですが、大切なのは計画的に密度の高い仕事をやり遂げることです。
そのために主体的に時間の使い方をコントロールする｢スケジュール管理｣がプロジェクトの成功の鍵を握ります。本記事では、スケジュール管理の目的やタスク整理のポイントから、実践的な進め方、おすすめの管理ツールや導入メリット、上手な選び方までを詳しく解説します。これからツール導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
目次
1. スケジュール管理とは
まず、スケジュール管理の目的について説明します。
1-1. スケジュール管理の目的
仕事の効率化
スケジュール管理は計画的に効率よく仕事をこなすために欠かすことができません。英語の｢schedule｣の語源をたどると｢予定が書かれた紙片｣がもともとの意味になります。
記録され管理されている予定がスケジュールなのです。
｢時間が足りない｣、｢忙しい｣と言っている人ほど時間を無駄に使っているのではないでしょうか？時間をうまく使うには、ダラダラと過ごさないのはもちろん、時間の使い方についてきちんと計画することが大切です。そのためにはプライベートな用事も仕事と区別することなくすべてスケジュールに組み込む必要があります。
進捗状況の明確化
スケジュールは進捗状況を判断する基準となるものです。明確なスケジュールが無ければそもそも作業が進んでいるのか遅れているのか判断しようがありません。計画したスケジュールに対して遅延が発生している場合、何らかの対処を行う必要があります。どのくらい遅延が発生したときにどのように対応するかあらかじめ決めておくこともスケジュール管理のです。
共同作業の円滑化
スケジュールを共有することで、チーム内の共同作業を効率的に進めることができます。
例えば、Aさんの作業の後工程としてBさんの作業がある場合、BさんはAさんの作業の進捗状況を確認しながら自分の作業の段取りを立てることができるのです。
1-2. スケジュール管理のメリット
適切にスケジュール管理を行うことで仕事の効率化ができます。具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。
メリットとしては仕事の実行スケジュールを決めておくことで無駄な｢空き時間｣が無くなり、プロジェクトの進捗状況を明確に把握することができるようになります。
また、プロジェクトが滞っている場合にどの段階で何が原因となっているのか確認することができるので、迅速に対応できるという利点もあります。メンバー全員が状況を共有することでプロジェクトが円滑に進むのです。
2. スケジュール管理のポイントはタスク整理
スケジュール管理を上手に行うためには、併せてタスク管理をすることが必須といえるでしょう。抱えているタスクの期日もスケジュールに加えておくことで、仕事のもれやダブルブッキングといったミスを防ぐことができます。
ここでは、タスク管理をするときのステップを見ていきましょう。
ステップ1：タスクを整理する
- 全て書き出す
仕事量の把握を行うため、全てのタスクを書き出しましょう。「日」「週」「月」単位で書き出すと、抜けもれなく書き出せます。
- グループ分けをする
書き出したタスクをグループ分けして、仕事内容に合わせて柔軟にまとまりを作りましょう。バラバラだった仕事内容に一貫性が見えてくるでしょう。 - 優先順位をつける
スケジュールを立てるために、優先順位をつけましょう。「締め切り」「かかる時間」「上司/取引先への確認の有無」など緊急性と重要性を考慮しながら優先順位をつけます - やらないことを決める
スケジュールを立てる際、「今日/今週はやらなくて良いタスク」も書いておくようにしましょう。やらないことを決めておくことで、余計なことに時間がとられるのを防げるのです。
ステップ2：計画する
グループ分けや優先順位を参考にして、スケジュールを立てましょう。まずは今週やるべきタスクを計画し、「日」に割り当てていくと、抜けもれがなくなります。
また、期日が曖昧なタスクのは、緊急度や具体的なスケジュールについてヒアリングし、明確な締め切りを設けるようにします。
ステップ3：実行する
タスクを後回しにすることは、スケジュール管理の大敵です。優先順位に沿ってタスクのスケジュールを決めたら、先送りせずに取り掛かるようにしましょう。また、管理漏れを防ぐためにも、期日などのタスクの重要事項は、すぐにスケジュール管理ツールに書き込む癖をつけることも大切です。
3. プロジェクトにおけるタスク管理
次に、プロジェクトにおけるタスク管理の概要を解説します。
前述のタスク管理とは、一言でいうと｢仕事の投入と進捗の管理｣です。タスク管理は、主に個人の仕事を管理するものと、チームの仕事を共有し管理するものがあります。
個人のタスク管理は、個人＝自分への仕事の投入と進捗管理となり、スケジュール管理と進捗管理が中心となります。
一方、チームのタスク管理は、チームメンバー及び関係者(次工程や取引先)への仕事の投入と進捗管理となり、仕事のプランニング、割り当て管理、スケジュール管理、進捗管理、異常処置管理など多岐にわたる管理が必要となります。
個人のタスク管理とチームのタスク管理は、相互に関連付けて運用することが少なくありません。チームのタスク管理でスケジューリングしたタスクを個人のタスク管理に落として管理したりします。チームのタスク管理の中で担当毎の個人のタスク管理も同時に行うこともあります。
4. プロジェクトにおけるスケジュール管理の取り組み
プロジェクトを成功させるにはスケジュール管理が重要です。スケジュールの作成や管理には、色々な方法があります。大きな枠組みでとらえた場合には、プロジェクトにおけるスケジュール管理への取り組み方は、次のような５つのステップがあり、これを繰り返すことになります。
＜ステップ＞
- さまざまな事象の中から解決が必要なことを見つけ出す｢発見｣のステップ
- 課題を一覧にしてみんなで一緒に見る｢共有｣のステップ
- 課題の内容と優先順位について認識を合わせる｢合意｣のステップ
- 課題を解決するための具体的な行動に分解する｢タスク化｣のステップ
- タスクが完了するように見守る｢フォローアップ｣のステップ
詳しく解説していきます。
- 発見・共有・合意のステップ
このステップでは、｢課題の内容｣｢対応方針｣｢重要度｣｢緊急度｣などを一覧にし、内容と優先順位を合わせることが重要です。 - タスク化のステップ
｢課題のタスク化｣とは、課題の解決策を考え、一人で解決可能な単位まで分解して、｢誰が｣｢いつまでに｣解決するのか、担当と期限を割り振ることです。イメージとしては、上述の発見・共有・合意された課題一覧に、｢解決策｣｢担当｣｢期限｣の欄を追加する感じです。 - フォローアップのステップ
タスクが完了するまで見守り、経過と結果を一覧表に記録します。上述の｢解決策｣｢担当｣｢期限｣の欄を追加された課題一覧に挙げたタスクを、一つ一つ解決しては色を塗りつぶしていくイメージです。期限を過ぎても完了していないタスクがあれば、そのタスクの遅延による影響範囲を把握して、課題一覧に反映します。
5.スケジュール通りにプロジェクトを進める5つのポイント
スケジュール通りにプロジェクトを進めるためのポイントを5つ紹介します。
ポイント1：作業時間を想定する
前述のように、タスクごとの作業時間が想定できると、スケジュール管理はより明確になります。作業時間には個人差があるため、まずは自分の仕事のスピードを把握することが大切です。
そのため、日々の業務をする際には、タスク別にどれくらい時間がかかったのかを記録しておくことをおすすめします。また、タスク完了後に、想定より時間が掛った場合や、想定より早く完了した場合などの原因を振り返ることで、より正確な作業時間を想定できるようになります。
ポイント2：余裕を持って時間を計算する
時間の管理は、あまり切り詰めすぎないということも大切です。余裕を持たせたてタスクにかかる時間を計算しておくことで、予想外に作業に時間がかかってしまったときやトラブル発生時、緊急の仕事が入ったときなどに使える時間を確保することができます。
ポイント3 : 集中タスクと非集中タスクに分けて考える
仕事は、能動的で集中力が必要な｢集中タスク｣と、行動すれば終わる｢非集中タスク｣があります。この集中タスクと非集中タスクには別の能力が必要だとされ、一方のタスクばかりを行うのではなく両方の仕事をバランスよく行うことで、メリハリがついた効率のよい仕事ができると考えられています。
ポイント4： 進捗を常に最新にする
誰が今何をやっているのかを、必ずわかるようにします。プロジェクトメンバーがタスク管理ツールをプラットフォームにして、同期して動かなければうまくいきません。プロジェクトリーダーは、定期的に全部のタスクを確認し、進捗を常に最新にします。それを怠ると、進捗管理が“なぁなぁ”になって崩壊する可能性があります。
ポイント5： タスク化する前が最も重要
タスク化をする前にしっかり議論します。｢このタスクは本当にやるべきなのか｣｢もっと重要なことはないのか｣などの問いについて議論することで、一度決めたからやるのではなく、戦略的にやるべきタスクを見極めて、無駄なく生産的な仕事ができます。
6. ツールでスケジュールを管理する
最後に、ITプロジェクトのスケジュール管理に役立つツールを紹介します。
6-1. エクセル」でスケジュールを管理
｢エクセル｣でスケジュール管理ができます。エクセルのテンプレートを使えば、ToDoリスト、スケジュール表などを作成でき、自分なりのカスタマイズもできます。初心者でもわかりやすいテンプレートに｢スケジュールテンプレート｣があります。
6-2. ｢ガントチャート｣でスケジュール管理
ガントチャートは、スケジュールを棒グラフで表した表です。表の左側には作業内容、担当者、期日などの項目が縦に並んでおり、作業スケジュールは横棒のグラフで表示されます。
ITプロジェクトのように人を巻き込む仕事の場合、ガントチャートを参照することで、タスクの全体の進捗や担当者の対応状況を俯瞰できます。
進捗管理には、プロジェクト管理ツールが活用できます。プロジェクト管理ツールではスケジュール管理・工数管理が簡単にできるようになっています。また、ガントチャートで予測値と実績値を並行表示して比較できるので、対処すべきタスクが瞬時に把握できるというメリットがあります。
｢進捗管理｣｢タスク管理ツール｣といったワードだけでなく、｢課題管理ツール｣｢プロジェクト管理ツール｣｢工数管理ツール｣などのワードも取り入れて広くツールを探してみることをお奨めします。
7.プロジェクト管理ツール紹介
クラウドログ
クラウドログは直感的な操作で簡単に工数を登録できるクラウド型のプロジェクト管理ツールです。
工数管理に特化しており、作業別や工程別、企業別、商品別など自社に合った軸で工数を登録できます。
また、ガントチャートやカレンダー形式で工数の登録や確認ができ、プロジェクトに応じて選択できます。
出力できるレポートが豊富なのも魅力の一つです。売上や工数原価、損益など各種レポートが即座に取得できます。
14日間の無料トライアルがあるので、ツールの使い勝手を十分に試せます。
Wrike
Wrikeはプロジェクト管理をはじめ、マーケティングやクリエイティブ、商品開発など横断的なソリューションを提供しています。
ガントチャートや予実管理、作業にかかった時間を集計するタイムトラッキングなど豊富な機能が備わっています。
多機能のため価格が比較的高めになっていますが、機能にこだわるならWrikeがオススメです。
プランごとに無料で試せるトライアルに申し込むことが可能です。
Backlog
Backlogは開発だけでなく、人事や総務まで様々な職種で使われているプロジェクト管理ツールです。
使いやすさはもちろんですが、コミュニケーションを促進する「いいね」機能や300種類以上のキャラクターアイコンが使えるといったユニークな特徴があります。
プロジェクトのスケジュールもガントチャートで可視化でき、タスクの期限や進捗状況も把握できるので、プロジェクトをリアルタイムで把握できます。
Brabio!
Brabio!はガントチャート作成に特化したプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートの作りやすさに加え、フリープランでも無制限にプロジェクトを作成できます。
また他ツールにはない「プロジェクト横断ビュー」機能が唯一搭載されており担当者ごとの負荷状況を一括で
管理することが可能です。
Jooto
Jootoは、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
付箋を貼ったりはがしたりする感覚で使える為、直感的で操作しやすいところが特徴です。ChatworkやSlackとも連携ができるのでタスクが変更されると通知を受け取ることも可能です。
8. ツールでスケジュールを管理するメリットとは
スケジュール管理をノートや手帳ではなく、専用のツールやアプリを用いて行うことには多くの利点があります。ここでは、業務効率化や抜け漏れの防止など、ツールを導入することで得られる主なメリットをご紹介します。
タスクを効率的に進め生産性を高められる
スケジュール管理ツールを活用すると、予定登録や調整の手間を減らしながら、タスクを効率よく進めやすくなります。会議の日程調整やタスクの割り当てもスムーズに行え、定例会議や毎月の定型業務を繰り返し登録するなど入力の手間を削減できます。
これにより、業務全体の生産性向上に大きく寄与します。
リマインダー機能でタスクの抜け漏れを防げる
多数の業務を抱えていると、予定の失念が発生しやすくなります。多くの管理ツールには、開始前や締切前にお知らせをしてくれるリマインダー機能が搭載されています。
重要なタスクや会議の前に通知が来るため、スケジュールのうっかり忘れや対応漏れを未然に防ぐことができ、業務の確実性が大幅に高まります。
急な変更にも柔軟に対応できる
ビジネスでは、トラブルや急な依頼などによる予定変更がつきものです。ツールを利用すれば、簡単な操作でスケジュールの追加や入れ替えが可能です。
紙の手帳のように修正で見づらくなることもなく、予定の変更後も整理された状態を保ちやすいため、イレギュラーな事態にも柔軟かつ迅速に対応できるようになります。
9. スケジュール管理ツールの上手な選び方
多数のスケジュール管理ツールから自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの基準を設ける必要があります。導入後にツールを形骸化させないための選び方のポイントを解説します。
スケジュールやタスクを簡単に入力できるか
ツールは毎日使うものだからこそ、予定やタスクを手間なく入力できることが重要です。入力のたびに何度も画面を切り替える必要があったり、操作が複雑であったりすると、ストレスが生じて現場への定着が難しくなります。
ワンタッチで予定を追加できるか、よく使うタスクを簡単に登録できるかなど、ITツールに不慣れなメンバーでも直感的に操作できる使い勝手の良さが不可欠です。
導入前に無料トライアルなどを活用し、実際の操作性を検証することをおすすめします。
自社の目的や管理単位に合った機能が搭載されているか
ツール導入時は、何をどの粒度で管理したいのか、目的を明確にすることが大切です。個人の日々のタスクを時間単位で細かく管理したいのか、部門やプロジェクト単位で全体の進捗を日・月単位で把握したいのかによって、適したツールは異なります。
管理単位が曖昧だと現場に定着しにくくなるため、自社の業務プロセスや目的に合った機能が過不足なく搭載されているかを事前に確認し、最適なツールを選定しましょう。
オンラインで情報共有できるか
ビジネスで使う場合は、オンラインでリアルタイムに情報共有できるかが重要です。メンバーの予定を一覧で確認できれば、会議の調整や業務連携がスムーズになり、予定の入れ忘れや確認漏れも防げます。
さらに、意図しない変更や混乱を防ぐため、部署やプロジェクト、役職ごとに閲覧・編集の権限を柔軟に設定できるかも確認しておきましょう。必要な人だけが情報にアクセスできる状態を整えることが、安全で円滑な運用につながります。
10. まとめ
この記事では、ITプロジェクトにおけるスケジュール管理、それに役立つツールについて解説してきました。
スケジュール管理は計画的に効率よく仕事を進めるためには必須です。プロジェクトのマイルストーンをチェックポイントとしてスケジュールを作成し、スケジュール管理を運用していきます。しかし、ITプロジェクトは不確実な要素が多く、状況も日々変化するのでスケジュール管理には困難も伴います。
プロジェクト管理ツールを利用することによってスケジュール管理を効率化してみてはいかがでしょうか。
この資料では、工数管理・プロジェクト管理ツール「クラウドログ」について、基本機能や事例などをわかりやすくご紹介しています。
ご興味をお持ちいただけましたら、まずはこちらの資料をご覧くださいませ。
- 監修：クラウドログ編集部
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クラウドログ編集部です。工数管理・プロジェクト管理を軸に、企業の生産性向上を支援する最新情報をお届けします。属人化の解消やコスト可視化など、働き方改革に不可欠なテーマを、専門的な視点から分かりやすく解説します。
