フローチャートとは？種類や記号、書き方を紹介

フローチャートは、業務・承認などのプロセスを視覚的に整理した図形です。作業の手順が複雑な業務や、複数の部門をまたぐ承認手続きは、文章だけで全体の流れを説明・共有しづらいため、見やすくわかりやすいフローチャートが活用されています。

本記事では、業務のフローチャートを中心に、チャートの種類や特徴、使用される記号の一覧、具体的な活用シーンなどを解説します。フローチャートを作るコツや書き方、おすすめの工数管理ツールなども紹介するのでぜひ参考にしてください。

フローチャートとは？

業務におけるフローチャートとは、作業の手順やシステムの処理プロセスを、複数の図形と矢印を用いて視覚的に表現した図のことで、日本語では「流れ図」とも呼ばれています。

タスクの開始から終了に至るまでの経路や条件分岐を一覧で確認できるように設計されており、複雑なプログラムの論理構造や、企業の業務運営フローを直感的に捉えることが可能です。

一連のプロセスを構造化して記述するため、国籍や所属部門を問わず、すべての関係者が同じ手順を共有するための共通言語として使える点も特徴です。

一般的なビジネスにおける業務マニュアルの作成、組織改革のためのプロセス分析、情報システム開発の領域など、幅広い場面でフローチャートが導入されています。

フローチャートを導入する際は、まず「何のためにプロセスの可視化を行うのか」という目的を明確に定義してください。全体の構成を検討する前に目的を定めることで、記述すべき情報の粒度が決まり、実用的な図を作成できます。

フローチャートの特徴 

フローチャートの特徴は、時系列に沿った一方向の流れを表している点にあります。基本的には上から下、あるいは左から右へと矢印を追いかけるだけで、次に実行すべきアクションや、判断を迫られる分岐点が容易に理解できる構造になっています。

複雑なマニュアルのように文章を読み解く必要がないため、作業の全体像を短時間で正確に把握できる点がメリットです。また、プロセスの途中に存在する並行処理や、特定の条件を満たした場合にのみ発生する例外的なルートなどもわかりやすく配置することができます。

フローチャートを活用するためには、1つの図の中に情報を詰め込みすぎないことが重要です。全体のステップが多すぎる場合は、大枠を示すマクロなチャートと、詳細な手順を記したミクロなチャートに分割して構成することをおすすめします。

フローチャートの記号一覧 

フローチャートを作る際は、記述する内容に応じて使用する図形が定められています。日本国内においては、日本産業規格（JIS）によって標準的な記号が定義されており、このルールに準拠することで、誰が見ても誤解のない正確な図を作成できます。

例えば、長方形は「具体的な作業や操作」を示し、ひし形は「条件による分岐」を表します。作成者が標準記号を使用せずに独自の図形を多用してしまうと、チャートの解読に時間がかかり、本来の目的であるスムーズな情報共有が妨げられるため注意が必要です。

自社でフローチャートを作る場合、使用する記号と意味をまとめた記号一覧をあらかじめマニュアルとして配布しておくとよいでしょう。共通の記述ルールを定義しておくことで、複数の担当者が作成した場合でも品質の均一化を図れます。

主要なフローチャート記号

ここでは、実際に使われるフローチャート記号について簡単に紹介します。

開始と終了を定義する「端子」

端子は、プロセスの「開始」と「終了」を表現するために使用される、両端が丸みを帯びた長方形、または楕円の形状をした記号です。フローチャートは必ずこの端子から始まり、この端子で終わるという構造になります。

端子を配置することで、フローチャートをどこから読み始めればよいか、どこがゴール地点なのかが明確になります。一連のプロセスにおいて、スタート地点は原則として1箇所ですが、条件分岐の結果によってゴールが複数に分かれる場合もあります。

端子を配置する際は、「受注」「出荷完了」といった、プロセスの起点と終点となるイベント名を簡潔に記載してください。これにより、何がトリガーとなってフローが動くのかをわかりやすく表現できます。

具体的な作業や操作を示す「処理」

処理は、具体的なアクションや作業内容を記述するために使われる長方形の記号です。データの計算、書類の作成、システムの入力など、定型的な業務やシステムが実行する操作のすべてを「処理記号」で表現します。

タイムラインに沿って長方形の処理ボックスを矢印でつなげていくことがフローチャートの基本的な作り方であり、処理ボックス内には行うべきアクションを明記する必要があります。

例えば、処理ボックスの中に書くテキストは、「〇〇を承認する」「〇〇へデータを送信する」といったように、名詞＋動詞の短いフレーズで統一するとよいでしょう。わかりやすさがあると同時に、作成時間の短縮にもつながります。

条件によってルートを分ける「判断」

判断は、特定の条件によってプロセスの進路を切り替えるために使用される、ひし形の記号です。例えば、「見積金額が100万円以上か」「書類に不備があるか」といった分岐点を表現する際に判断記号を配置します。

ひし形の角から、それぞれの条件を満たした場合（Yes）と満たさなかった場合（No）の2本以上の矢印が伸び、後続の異なる処理へと接続されることが特徴です。分岐処理を正確に記述することで、例外対応やトラブル発生時の行動指針を可視化できます。

判断記号を配置する場合、ひし形から伸びる矢印には、必ず「はい」「いいえ」などの分岐条件のラベルを明記してください。ラベルがないと、どちらのルートがどのような条件に対応しているのか判別できなくなるためです。

繰り返し処理を定義する「ループ」

ループは、特定の条件が満たされるまで、同じ一連の処理を繰り返し実行する構造を表現するための記号です。上部と下部が水平な線で、左右の角が斜めにカットされた、対になる2つの六角形に近い形状（ループ開始とループ終了）で表現されます。

例えば、「未処理の請求書がゼロになるまで、データ入力を繰り返す」といった業務フローを記述する際に使用します。ループ記号を用いることで、同じ処理を何度も図の中に並べる必要がなくなり、チャート全体をスマートにまとめることが可能です。

ループを配置する際は、どのような状態になれば繰り返しが終了するのかという「抜出条件」を必ず明示してください。終了条件が曖昧だと、無限に処理が続くような不正確な図になってしまいます。

フローチャートの種類と特徴

フローチャートには、使用する目的や対象となる業務領域に応じていくつかの種類が存在します。それぞれの用途と特徴を正しく把握しておきましょう。

全体の業務プロセスを可視化する「業務フローチャート」

業務フローチャートは、企業の日常的な実務の流れを整理するために作成される、一般的なフローチャートです。組織の各部門や担当者が、どのような順序で連携して仕事をこなしているのかを一覧でチェックできるように設計します。

多くの場合、縦軸または横軸に「営業部」「経理部」「顧客」といった部署ごとのスイムレーンを設け、誰がその処理を担当しているのかを明確にします。これにより、部門間でのバトンの受け渡しが正常に行われているかを分析することが可能です。

業務フローチャートを作成する際は、関係する部署の担当者を集めてヒアリングを行いながら進めてください。推測のみで作成すると、実際の運用ルールとは乖離した図になってしまいます。

システム全体のデータの流れを示す「システムフローチャート」

システムフローチャートは、ITシステムの構築や運用において、ハードウェア、ネットワーク、プログラム、データの関係性を表現するための図です。データがどこから入力され、どのサーバーで処理され、どこのデータベースに格納されるのかを示します。

プログラムのソースコードそのものを記述するのではなく、インフラを含めたシステム全体の構造を大局的に把握するために用いられます。IT部門と経営層が、システムの刷新計画を共有する際などに有効なツールです。

システムフローチャートでは、JIS規格に定められた「磁気ディスク」や「表示装置」といったシステム特有の記号を活用してください。標準的な記号を使用することで、IT技術者との会話がスムーズになります。

プログラムの論理構造を記述する「プログラムフローチャート」

プログラムフローチャートは、1つのソフトウェアやシステム内部の具体的なコードの処理ロジックを詳細に記述したものです。データの入力から、複雑な条件分岐、ループ処理を経て、最終的な出力に至るまでの計算手順（アルゴリズム）を定義します。

エンジニアがプログラミングを開始する前の「設計図」として作成されるほか、システムの不具合が発生した際の原因究明（デバッグ）の際にも重要な手がかりとして参照されるため、論理的な矛盾を事前に排除するために役立ちます。

プログラムフローチャートを作成する際には、細分化しすぎる傾向があるため、モジュールや関数といった機能単位で図を分割し、階層構造を持たせるとよいでしょう。

情報の動きに特化した「データフロー図（DFD）」

データフロー図（DFD）は、システムの処理手順ではなく、「データの流れと加工」に焦点を当てて記述する特殊なチャートです。データがどこから発生し（源泉）、どこへ行き（吸収）、どこに蓄積されるのか（データストア）を4つの要素でシンプルに表現します。

時間の経過や処理の順序を意識させない設計であり、システムが扱う「情報の構造」そのものを分析するのに適しているため、業務要件を定義する上流工程などで多く活用されます。

データフロー図を作成する際、まずはシステム全体を1つのプロセスとして捉える最高階層の図（コンテキストダイアグラム）を準備します。そこから段階的に詳細なレベルへとブレイクダウンしていくことで、正確なフロー図が作成できます。

組織内の承認経路を明確にする「ワークフロー図」

ワークフロー図は、主に社内の申請・承認手続きのルートを視覚化したものです。経費精算や稟議書の回覧など、誰が申請し、どの役職者がレビューを行い、最終的に誰が決裁するのかという「ドキュメントの移動と承認権限」の証明に用いられます。

内部統制（コンプライアンス）の強化や、電子決裁システムの導入検討時において、承認経路に重複がないかをチェックするためのエビデンスとして重要な役割を持ちます。

ワークフロー図で申請・承認手続きのルートを記すだけでなく、承認までに要する一般的な日数（リードタイム）も付記しておくと、社内手続きの遅延が発生しているボトルネックを特定することが可能です。

フローチャートの活用シーン

フローチャートは、さまざまなビジネスシーンで活用されています。具体的にどのような経営課題の解決に役立つのか、代表的な3つの活用シーンを紹介します。

新人研修や業務引き継ぎにおけるマニュアル作成

新しいメンバーが組織に加わった際、テキストだけで書かれた大量の業務マニュアルを渡されても、全体の文脈を理解するまでに時間がかかります。ここにフローチャートを組み込むことで、業務の全体像をスムーズに共有することが可能です。

「どの作業が完了したら、次にどの処理へ進むべきか」がルートで明示されるため、新人が迷わずに実務に取りかかることができ、引き継ぎの際も、前任者のノウハウが図形として形に残るため、引き継ぎ漏れによるトラブルを未然に防げます。

業務マニュアルにフローチャートを掲載する場合は、図の横に「各ステップで注意すべき点や、判断基準の詳細」を補足のテキストとして並記しておくと、より実践的なマニュアルとして使用できます。

システム開発・IT推進における設計共有

社内システムの新規導入や、業務システムの発注を行うITプロジェクトにおいて、発注側（社内ユーザー）と開発側（エンジニア）の間で、要件の認識違いが起きることは珍しくありません。このギャップを埋めるためにフローチャートが活用されています。

現状の業務フローと、システム導入後の理想の業務フローをそれぞれ図解することで、新システムによって「どこの処理が自動化されるのか」が明確になります。これにより、開発のスコープが確定し、無駄な仕様変更によるコスト高騰を防ぐことが可能です。

発注先の企業と議論を行う際は、業界特有の専門用語を排除し、JIS規格に沿ったシンプルなフローチャートをベースに会話を進めてください。図を共通言語とすることで、開発のミスマッチを防ぐことができます。

業務プロセスの見直しとボトルネックの特定・改善

既存の業務に対して「なぜかいつも時間がかかる」「特定の担当者に作業が集中している」といった不満がある場合、フローチャートを作成して全工程を棚卸しすることが、業務改善（BPR）の最初のアプローチとなります。

業務プロセスを細分化して並べることで、普段の業務の中に埋もれていた問題点（同じような承認を2回繰り返している箇所があるなど）が浮き彫りになるためです。

業務改善を目的にフローチャートを作成する際には、理想のフローを描く前に現状の手順を正確に書き起こしてください。現状を可視化することで、課題発見のためにデータを有効活用することができます。

フローチャートを活用するメリット

フローチャートを活用すると、次のようなメリットが得られます。

複雑なプロセスを視覚的に一目で理解できる

文章による説明では、前後の文脈や修飾語によって、読み手ごとに解釈が異なる可能性があります。しかし、図形と矢印で構造化されたフローチャートであれば、プロセスの因果関係や時間的な前後関係を客観的に把握できることがメリットです。

大量のテキストを読むストレスから解放されるため、経営層へのスピーディーな現状報告や、他部署との合同ミーティングにおいても、説明に要する時間を短縮できます。

わかりやすいフローチャートを作るためには、色使いのルールも徹底してください。例えば、通常の処理は青、例外の判断は黄色、エラー対応は赤、といったように色彩をコントロールすると、さらに視認性が高まります。

関係者間での認識のズレや誤解を解消できる

複数の部門をまたぐ大規模なプロジェクトでは、各自の都合や思い込みによって「誰がどこまで責任を持つのか」が曖昧になりがちです。フローチャートによって部門ごとの境界線を引くことで、責任の所在を可視化できます。

「この書類は営業部が作成し、ここからは経理部が処理する」といった引き継ぎのポイントが明確になるため、仕事の押し付け合いや、誰も手をつけていない「タスクの放置」を回避できることがメリットです。

大規模プロジェクトにおける部門間の認識のズレを発見した際には、フローチャートの該当箇所を太線で囲むなどの方法でクローズアップするといった使い方もできます。

属人化を排除し業務の標準化を推進できる

業務の属人化によって特定の社員しか手順を知らない状況に陥ると、担当者の離職や休職によって業務が停止するリスクがあります。フローチャートを作成してノウハウを客観的に理解できる図にすれば、組織全体の標準化につながることがメリットです。

誰が担当しても同じ品質、同じスピードで実務を遂行できる環境（再現性のある組織）を作ることが可能になり、企業の持続的な成長を支えるオペレーション基盤を構築できます。

社内業務の標準化を進める際は、フローチャートの作成を特定の社員任せにせず、標準化推進チームが客観的にインタビューを行って作成してください。業務の担当者自身では気づかない「無意識の判断」まで漏れなく吸い上げることができるためです。

プロセス内のボトルネックや無駄を容易に発見できる

フローチャートの上に、各ステップの「所要時間」や「発生コスト」の実績データをマッピングしていくことで、全体の進行を妨げているボトルネックを定量的に特定できる点がメリットです。

勘や経験による「なんとなくこの作業が大変そうだ」という主観ではなく、「この承認処理で全体の70%の時間が消費されている」といった数値的根拠に基づき、システム投資や人員配置の変更を適切に行うことができます。

ボトルネックの改善を行った後には再度フローチャートを作成し直し、どれだけの無駄が削減されたかを前後で比較するレポートをまとめてください。改善活動のROI（投資対効果）を経営層へ証明する際のエビデンスとして利用できます。

フローチャートを作る際のコツ

フローチャートを作成する際は、以下のようなコツを意識することが大切です。

フローチャートの目的と開始・終了地点を明確にする

フローチャートを作る前に、「この図によって誰の、どのような課題を解決するのか」という目的を具体的に決めます。その上で、プロセスのスタート（トリガー）とゴール（達成状態）を1つずつ設定してください。

フローチャートを作る目的が曖昧だと、作成途中で関係のない作業まで図に含めてしまい、本質が見えにくい複雑なチャートになってしまうためです。フローチャート全体の始まりと終わりの枠組みをしっかりと設定すれば、見やすい図を作成できます。

プロセスの範囲を決める際は、開始と終了の端子記号をそれぞれ配置してから、その間のスペースを埋めていくという手順で作成を進めると、スコープから外れた余計なタスクの混入を防ぐことができます。

JIS規格に基づいた標準的な記号のルールを統一する

フローチャートを作成する際には、独自の図形やアイコンを使用しないよう留意しましょう。自分自身や自部署のメンバーだけが理解できる図形ではなく、JIS規格で定義されている長方形（処理）やひし形（判断）などを用いて記述してください。

他部署や外部のパートナー企業、あるいは将来新しく入社してくるメンバーが図を見たとき、すぐに内容を正しく理解できるようにするためです。フローチャートにおける表記の揺れをなくすことが、標準化の基本です。

エクセルや一般的な描画ソフトを使用する場合は、あらかじめ「社内標準フローチャートテンプレート」として、使用を許可する図形とフォントを固定したファイルを配布しておくと、社内ルールを統一しやすくなります。

時系列に沿って「上から下」「左から右」の流れを維持する

フローチャートの視認性を高めるためには、矢印の方向性を統一することが重要です。人の視線の動きに合わせて、基本的には「上から下」または「左から右」へと時間が進むようにレイアウトを構築してください。

矢印が逆流したり、左右が入り乱れたりする複雑な交差が発生すると、プロセスの順序を見失い、混乱しやすくなるため、注意が必要です。エラー発生時のリカバリルートなど、どうしても逆流させる必要がある場合を除き、一方向の流れを維持します。

矢印の配置が複雑になって線が交差してしまう場合は、プロセスの配置順序を見直すか、複数の処理を1つのサブプロセスにまとめて別シートへ切り出すことで、メインの流れをシンプルに表現できます。

ボックス内に記載するテキストを簡潔かつ明確にする

図形内に記載する文章は、長文を避け、一目で要点が伝わるように短く記述します。1つのボックスあたり10〜20文字程度を目安とし、「見積書を作成する」「内容を点検する」といった簡潔な表現にしましょう。

詳細な手順や補足事項をすべて図の中に書き込もうとすると、図形が巨大化し、チャート全体のバランスが崩れてわかりやすさが損なわれてしまいます。

フローチャートで詳細な仕様やチェックリストを伝えたい場合、ボックス内には大まかなアクションのみを記載し、詳細な手順は「マニュアルの〇ページを参照」として、外部のドキュメントとリンクさせる構造にするとよいでしょう。

条件分岐における「Yes/No」のルートを漏れなく網羅する

ひし形記号（判断）を配置する場合、そこから分岐するすべての選択肢のルートが、最終的にいずれかの終了（端子）に接続されているかをチェックしてください。「Yes」のルートだけが描かれ、「No」の場合の進行先が浮いている不完全な図がよく見られるためです。

実務において例外やエラーが発生したときこそ、現場はフローチャートの指示を必要とします。正常系（理想的なルート）だけでなく、異常系（トラブル時のルート）も漏れなく記述することで、実用的なチャートを作成できます。

複雑な多肢分岐を設定する（選択肢が3つ以上ある）場合は、ひし形を何個も繋げるのではなく、条件の一覧を表形式で整理したデシジョンテーブル（決定表）を別途作成し、チャートと組み合わせる方法が有効です。

業務の変化に合わせて定期的にチャートをアップデートする

フローチャートは、一度完成させたら終わりではありません。企業の成長やITシステムのアップデート、法律の改正などに伴い、実際の業務手順は日々変化するためです。古いフローチャートを放置すると、現場の運用と乖離してしまうため注意しましょう。

半年に1回など頻度を決めるか、組織やプロセスに変更が生じたタイミングなどを活用して、現状とフローチャートの整合性をチェックし、常に最新の状態に更新し続けることが重要です。

フローチャートをアップデートする際には、「最終更新日」「更新担当者」などのバージョン管理情報を必ず記載してください。これにより、新旧のチャートが混在するリスクを避けることができます。

クラウドログならさらに効率化可能！

業務の透明化や標準化のためにフローチャートを作成することは効果的ですが、エクセルやメモアプリで管理すると手間がかかることがデメリットです。実務にどれだけの工数がかかるか分かりづらい、ボトルネックを特定できないというケースも少なくありません。

このような課題を解決できるのが、工数管理ツールの「クラウドログ」です。クラウドログは、フローチャートをもとに「現場のメンバーが、どの作業に、毎日何時間費やしたか」というデータを簡単に収集できます。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとスムーズに連携でき、カレンダー上の予定をドラッグ＆ドロップするだけで工数入力が完了します。

また、蓄積したデータは、労務費（工数原価）として自動計算され、プロジェクトごとの予算消化率や収支状況としてリアルタイムに可視化することも可能です。これにより、どの業務ステップが全体の進行を妨げているボトルネックかを把握することができます。

さらに、主要な勤怠管理ツールとの自動連携により、実労働時間と工数入力時間の乖離をチェックすることが可能です。フローチャートやガントチャートを用いたリソースの平準化機能により、特定個人への業務集中を防ぎ、適切な人員配置を実現できます。

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まとめ

フローチャートは、複雑な業務やシステムの処理、承認などのプロセスを、標準化された図形と矢印を用いて表した図です。業務マニュアルの作成や、システム開発の要件定義、ボトルネックの特定など、さまざまなビジネスシーンで活用されています。

フローチャートを作る際は、JIS規格の記号ルールを共通言語として用い、時系列に沿ったレイアウトにすることが重要です。

社内のリソース（人件費や工数など）を正確に把握できれば、業務プロセスの改善や生産性向上につながるため、クラウドログのような工数管理ツールとあわせて導入を検討してみてはいかがでしょうか。