ご利用部署:ビジネスデザインユニット
「毎月の集計作業が負担」「正確な工数を把握したい」といった課題を抱え、Excelでの工数管理からクラウドログへの工数管理へ移行されました。
今回、ご担当者様には導入前の課題や導入後の効果についてお話を伺いました。
クラウドログ導入前の課題について教えてください
月末の集計作業に2週間を要していました
Excelで工数管理をしていましたが、フリー入力としていたため、月末の集計作業が大変でした。また、Excelで管理していた時は月末にデータが揃わず、集計が終わらないと家からリモート接続して作業をしていました。顧客に提出する月報のデータとしてまとめるまでに、2週間を要することもありました。
工数実績の正確性に課題がありました
また、Excelではコピー&ペーストでまとめて工数を入力している人が多く、未来に発生する作業も先に入れてしまうことがありました。そのため、打ち合わせの時間変更があっても修正されていないなど実際の作業との乖離が見られ、工数実績が正確に入力されていないのではという懸念がありました。
クラウドログ導入後の効果について教えてください
集計作業が3~4日で終わり、他の仕事ができるようになり嬉しいです
クラウドログ導入後は、工数の集計作業にかかる期間が2週間から3~4日に大幅に短縮しました。月末にデータが揃わないこともなくなり、集計作業にかけていた時間を他の仕事に充てることができるようになり、管理工数は大幅に削減できました。
月報が充実したと顧客より高評価をいただいています
顧客へ提出する月報については、以前よりも綺麗で充実した中身となりお客様からも「見やすい」と評価をいただいています。クラウドログの活用によって、入力したデータをもとにレポートをCVS形式で出力し、顧客にどの業務にどのくらいの時間がかかったのか、作業項目ごとにExcelで確認していただくことが可能になりました。
月末の集計のタイミングを待たずに、データを参照できるようになりました
これまでは月末の集計が完了するまで、全体の工数がわからない状況でした。クラウドログの導入後は集計作業をしなくても、月の途中で集計結果を見たり、項目を絞り込んだデータを得ることが可能になりました。また、全体の作業工程で誰が何を担当しているのか見えるようになりました。そこで1~2週間に1回程度、全体の工数を確認するとともに、作業の工数の負担が大きい人がどの工程を担っているのかといった分析を行っています。
正確な工数入力で、人事評価に使用することも可能です
クラウドログの運用にあたっては、未来の予定を入れられないようにフィルタをかけて、実績を入力してもらうようにしています。入力漏れも一目でわかるようになったため、実際の作業実績として正確な工数が入力されるようになりました。誰がどのような作業をどの程度の時間をかけて行い、プロジェクトに貢献しているのか、見える化が図られたことで、人事評価にも使えるデータになっていると思います。
クラウドログ導入時の課題を教えてください
操作方法の動画を作成しました
クラウドログの導入時に、使用するメンバー全員を集めて教育を行うのは難しかったため、入力の流れの動画を作成し、不明点を問い合わせてもらう方法をとりました。
そして、入力内容を管理者がチェックし、たとえば出退勤の時間と作業時間が合っていないなど、不備がある場合は指摘していきました。
はじめは細かい問い合わせやブーイングもありました
導入当初は、やはり抵抗がありました。Excelではコピペを多用していた人が多く、「Excelによる工数管理よりも入力作業が増えた」という声も聞こえました。
ただ、コピペでは正確性に欠けるため、未来日の工数入力もできないようにし正しい実績を入力して貰うルールにしています。
メンバーの要望を一つずつ解決し、1カ月程度で馴染みました
最初からうまくいくとは思っていなかったので、日々入力するメンバーの要望を細かく潰していかなくてはいけないと思っていました。そうして、1ヶ月ぐらいで問い合わせもなくなりました。
導入から暫く経った現在は、当初聞こえた不満やブーイングはなくなりました。
今後、クラウドログへ期待することを教えてください
生産性の高い働き方をしているメンバーを見える化したい
作業工数に作業ボリュームも反映できると便利だなと思っています。
クラウドログでは、マルチタスクで仕事をこなした場合でも、期限内に通常の作業量を終えた場合と同じ見え方になるのでメンバーの頑張りが判断できないと感じています。
軽い作業だから早く終わったのか、それとも生産性の高い働き方をして2人分の業務をこなしているのか、わかりやすい形で見えると嬉しいですね。
メモが集計しやすくなることを期待しています
現状では工程の3つの階層を活用し、さらに細分化してプロジェクトや、開発や資料作成といった業務、テストの内容などをメモに記載して紐づけています。どこまで詳細な報告が求められるかは顧客によりますが、弊社としては詳細に作業報告を行いたいと考えています。データを取りまとめる際にメモの確認に時間がかかっていますので、メモを選択式にするなど使い勝手がよくなることを期待しています。
株式会社日経統合システム
事業内容:
1. 日経グループのコンピューター・ネットワークシステムの運用・管理
2. インターネットを中心とする各種情報システムの企画・開発、コンサルティング
3. 高いセキュリティーのファシリティー管理