2021年に設立され、上場企業の監査とIPO準備企業の監査を中心に成長企業や地方企業などに「伴走型」の支援を提供する、監査法人FRIQ。全国に拠点を展開し成長を続けながらも、監査業務特有の複雑な工数の把握や、アサイン管理が課題となっていました。こうした課題を解決するため、クラウドログの導入を決定。多くのツールが要件を満たさない中、クラウドログが選ばれた理由、そしてこれからに込めた期待まで、ご担当者様にお話を伺いました。
パートナー 公認会計士 大賀隆史様
アソシエイト 畑澤ゆりか様
背景
- 既存の工数管理ツールが機能縮小され、代替できるツールが必要となった
- 複数プロジェクトを日別・時間別でアサイン管理できるツールが限られていた
- 会社の成長に伴ってスタッフ数が急増し、従来の工数管理では限界が生じていた
決め手
- 複数プロジェクトに同時アサインされたメンバーの業務を一度に把握できる
- プロジェクト別・人別の両視点でスケジュール管理が可能
- 入力画面がシンプルで視認性が高く、UIが優れている
効果
- プロジェクト別の予実管理が容易になり、工数逼迫の早期発見や適切な顧客報告を実現
- 常勤職員と業務委託先の工数やコストを分けて管理できるようになり、収益性をより正確に把握可能に
- CSVの一括取り込み機能によりデータ管理が効率化、手作業が自動化されたことで業務時間短縮
- タイムシート機能によって工数入力の定着と正確なデータの蓄積が可能に
監査法人の業務では工数管理が生命線
FRIQ様の事業内容について教えてください。
三村啓太様（以下、敬称略）：弊社は2021年に設立した監査法人で、主にIPOを目指す企業や上場企業の監査を行っています。IPOを希望する企業が増えているにもかかわらず、大手を含めた監査法人が対応しきれず、いわゆる「監査難民」と呼ばれる現象が生じていました。特に地方では、監査法人が見つからないという深刻な状況は今も続いています。
弊社は業務委託を含めて100名を超えるメンバーで構成されており、より顧客に近い立場での監査業務の提供を心がけてきました。私たちは伴走をキーワードに、単なる批判的機能だけでなく、指導的機能も重視し、クライアントとともに成長できるよう日々研鑽を積んでいます。
監査法人の業務的な特徴や最近のトレンドを教えていただけますか。
大賀隆史様（以下、敬称略）：年々、監査の要求事項は増加傾向にあり、業務量が増加している一方で、公認会計士の合格者数が急に増えるわけではありません。そのため、常に人手不足の状況が続いています。
私たちは顧客ごとにチームを組んで監査を行いますが、スタッフ1名が年間を通して複数のプロジェクト、クライアントを担当している状況となります。基本的に1年がかりのプロジェクトで、かつさまざまな決算期の企業があるため、年間を通じて業務が発生します。そのため、この日はA社、この時間帯はB社というように、日別・時間別での細かなアサイン管理が必要不可欠です。
既存ツールの代替手段としてクラウドログを選定
クラウドログ導入前の工数管理はどのように行なっていましたか？
大賀：設立当初から工数管理は行っていましたが、当時は20名程度の規模だったため、比較的シンプルな別の工数管理ツールでも対応できていました。
しかし、2年ほど前(2023年頃)に、それまで使用していた工数管理ツールの機能縮小が通知され、単純な時間記録しかできなくなることがわかりました。これにより、プロジェクト別の収益性分析や予実管理といった、弊社に不可欠な機能が使えなくなると判明したのです。機能を代替して使用を継続することも検討しましたが、私たちが従来使用していたレポート機能と比較すると機能が劣っているものしかなく、要求を満たすものではありませんでした。そこで、新たな工数管理ツールを一から探すことになったわけです。
三村：私たちの業務では、アサイン管理が非常に重要です。誰を、いつ、どのプロジェクトに、どれくらいの時間割り当てるか、適切に調整することができなければ、納期に間に合わなかったり、逆に人が余ってしまったりします。特に会社の成長に伴ってプロジェクト数も人数も増えている状況では、より精密な管理が求められていました。
畑澤ゆりか様（以下、敬称略）：入力に関しては、スタッフは本来毎日工数を記録する運用としていましたが、実際には週1回や月次でまとめて入力するケースも多かったです。入力のしにくさがハードルになっていたのかは定かではありませんが、蓄積されるデータの正確性も不透明だったという印象です。
どのような経緯でクラウドログを選んでいただいたのでしょうか。
大賀：まずはWeb検索で工数管理ツールを調べ、5社ほど比較検討しました。工数の予実を把握できる仕様に加えて、私たちが最も重視したのは、マネージャーたちの業務を圧迫するアサイン管理の負担を少しでも減らせることでした。多くのツールは日別で細かく管理できないものが多く、要件を満たすものは限られていました。
一方クラウドログは、複数のプロジェクトに同時にアサインされているメンバーの工数を、日別・時間別で詳細に管理できます。プロジェクト別と人別の両方の視点でスケジュール管理が可能で、私たちの業務特性に最もフィットしていると判断しました。
畑澤：他のツールも含めてテストしましたが、たとえば時間管理が「0.2時間」といった小数点表記になっているなど、馴染みにくいツールが多かったです。それらに対して、クラウドログは入力画面もシンプルで視認性が高く、UIが優れているため、従来のツールからスムーズに移行できると感じました。
大賀：実は、自社でのツール内製化も検討しました。ソフトウェア会社の知人に相談しましたが、開発コストだけで数百万円、さらに運用に必要なサーバー費用も考慮にいれると負担が大きく、現実的ではないことがわかりました。クラウドログなら導入・運用の負担が少なく、機能改善などのアップデートも期待できるので、やはり弊社にマッチしていたと思います。
丁寧なサポートも手伝いクラウドログへスムーズに移行
導入はスムーズに進みましたか？
畑澤：おそらくクラウドログでも監査法人での前例はそこまで多くないのではないかと思いますが、弊社の特殊な使い方にも親身に対応していただき、非常にスムーズに導入できました。操作方法がわからないときはメールでの問い合わせに迅速に回答いただいたり、画面共有でのオンライン説明も行っていただいたり、本当に助かりました。
社内マニュアルの作成や、スタッフへの説明も行ったことで、従来ツールと入力画面が変更になることなどの影響は最小限に抑えられたように思います。実務面では、データ投入時の「インポート」機能が役立っています。
大賀：当初、アサイン管理機能をメインで使いたいと考えていたため、実績管理については従来のツールと並行して運用していた時期がありましたが、その後、従来ツールの使用をやめてクラウドログに完全移行したという経緯があります。その際に全社一斉に短い時間で移行できたのは、クラウドログさんのサポートのおかげだったと思います。
導入後、どのような成果が得られましたか？
三村：最も大きな成果は、プロジェクト別の予実管理が格段に容易になったことです。工数が逼迫しているプロジェクトを早期に発見できるようになり、人員の追加投入やクライアントへの報告、工数追加の相談などを適切なタイミングで開始できるようになりました。数字が見えることで、次の手を早く打てるようになったのは間違いありません。
大賀：工数がかかっている理由が自分たちにあるのか、クライアント側の要因なのか原因の分析もしやすくなり、それに応じた対策を取れるようになりました。業務効率の面では、CSVでの予算一括取り込み機能によって、プロジェクト数が増えても効率的にデータ管理できるようになり、手作業が自動化されたことで時間短縮につながっています。
三村：常勤の職員と業務委託スタッフの工数やコストを分けて管理できるようになったことも重要な成果です。工数単価が異なるため、人別の管理によってプロジェクトの収益性をより正確に把握できるようになりました。レポート機能も充実しており、さまざまな切り口でのデータ分析が可能になっています。
また、プロジェクトの工数登録には「タイムシート」機能を活用しています。カレンダー形式やリスト形式など表示方法を選べるため、日報のように一日の作業を記録したり、進捗に応じて調整したりしやすくなりました。工数管理は、日々の正確なデータの蓄積が大切なので、誰もがストレスなく入力し続けられるクラウドログは、業務に欠かせないインフラのような役割を果たしています。
複数のプロジェクトを効率よく管理するには最適なツール
今後、実現したいことは何でしょうか？
三村：アサイン管理の完全なシステム化が理想形です。ただし現状では、まだ実現の見通しは立っていません。向こう数か月程度の予定を立てるアサイン管理は、Excelで作業しており、専門の担当者がかなり時間をかけて調整を行っています。各プロジェクトに必要な工数、スタッフのスキルやプロジェクトとの相性、決算期の重複など、さまざまな要因を考慮する必要があり、まさに職人技の世界ですが、システム化できれば大幅な効率化が図れると考えています。
大賀：プロジェクトごとの承認機能も実現したいですね。各プロジェクトの責任者がそのプロジェクトに関わる工数のみを承認できる仕組みをシステム化したいと考えています。特に業務委託スタッフの場合、実施した工数に基づいて報酬が決まるため、その業務を依頼したプロジェクト責任者が一次承認するのが適切だと思います。
今後、クラウドログに期待することをお聞かせください。
大賀：監査業界特有のニーズとして、プロジェクトごとに複数の承認者を設定できる機能がある状態が望ましいです。監査では、最終的にサインする監査責任者が基本的に2名、場合によってはそれ以上いることが一般的です。監査の品質を担保するための仕組みで、それぞれが異なる専門性を持って確認作業を行うためです。
畑澤：サポート体制については、引き続き現在のような迅速で親身な対応を期待しています。中小規模な監査法人にとって、困ったときにすぐにレスポンスをいただけることは非常に重要で、現在もありがたく感じています。
工数管理ツールの導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。
三村：監査法人に限らず、複数プロジェクトを同時進行で進める業務形態の企業であれば、クラウドログは非常にフィットする可能性が高いと思います。特に成長期にある企業は、人数やプロジェクト数の増加に対応できる拡張性のあるツールが必要になります。
大賀：自社の業務特性をよく理解した上でツールを選定することが重要だと思います。私たちも複数のツールを比較検討し、最も要件に合致するものを選びました。導入後も継続的な改善と、データの活用方法の検討が必要になります。
