SYSCOM GLOBAL SOLUTIONS INC.は、米国ニューヨークに本社をおくグローバル企業で、Microsoft Cloud Solution Partnerとして、Dynamics 365を中心としたクラウドソリューションの導入支援を専門に行っています。東京支店では、日本企業の国内導入から海外展開を見据えたシステム構築、業務改善、導入後サポートまで幅広く支援しています。
2016年の東京支店設立以来、長年Excelでの工数管理を続けてきましたが、社員数の増加にともない、クラウドログの導入を決定。現在は30名を超えるコンサルタントを中心に、プロジェクトごとの精密な工数管理を実現し、顧客への迅速な情報提供と社内の業務効率化を達成しています。
東京オフィスでセールスを担当する営業部のご担当者様と、アドミニストレーション業務を担当する管理部のご担当者様に、導入の経緯と成果についてお話を伺いました。
管理部 ご担当者様
背景
- プロジェクトごとにExcelファイルが散在し、工数管理が非効率だった
- 従業員数が急拡大し、ファイルの誤削除やフォーマット崩れなどが頻発していた
- 毎月3営業日にかけて全プロジェクトのタイムシートを新規作成する作業に追われていた
- ニューヨーク本社から提供されたツールはT＆Mという時間単価制が前提で、日本独特の準委任契約に対応できなかった
決め手
- 予定工数と実績工数の入力・比較が可能で、プロジェクトの進捗や予算超過リスクが一目で分かる
- プロジェクト・メンバー・期間での絞り込みができ、必要なデータを即座に抽出できる
- プロジェクトのフェーズ分けや請求可否の区別など、日本の商習慣に対応した管理が可能
- 直感的な操作性とシンプルかつ分かりやすい画面設計
効果
- 毎月のタイムシート作成作業が毎月３営業日から数時間へと短縮
- リアルタイムでの予実管理の実現により、予算超過リスクを早期に顧客へ通知可能に
- Outlookカレンダー連携により、タスクの多くが自動入力されるため記録の手間が削減
- 週1回のリマインドボタンで全員に入力を督促できる。駆け込み入力が減少し、工数データの信頼性が向上
Excelでの工数管理は限界に達した
御社の事業内容について教えてください。
営業部 ご担当者様（以下、敬称略）：
弊社は、Microsoft Dynamics 365専門のERPコンサルティング企業です。東京支店では、日本企業の海外展開を見据えたERP導入から、業務改善まで一貫してサポートしています。取引先は製造業が中心ですが、2027年のSAP問題（注：SAP社が提供するERP製品の標準サポートが2027年に終了する）を背景に、グローバルERPへの移行需要が急速に増えているのが現状です。
管理部 ご担当者様（以下、敬称略）：
日本のローカルパッケージは海外ビジネスへの対応が不十分なため、海外展開を見据える日本企業にとっては、初めからグローバル対応のERPを導入したほうが、将来的にビジネスを進めやすくなります。そのため、グローバル対応のERPにはいくつかの選択肢がありますが、その中でもMicrosoft Dynamics 365に対して専門的なサポートができる弊社をお選びいただくケースが多く見られます。
貴社が工数管理に取り組むようになった背景をお聞かせください。
管理部 ご担当者：
東京支店は2016年に設立されましたが、その直後から請求額を算出するために工数管理が必要とされていました。また、支店長にはプロジェクトごとの採算性を把握し、ニューヨーク本社へ報告する役割があったため、単なる作業時間の集計ではなく、各プロジェクトが利益を生んでいるかを可視化することも求められていました。
しかし、長きに渡り専用ツールを導入せず、Excelへ手入力する運用で対応していました。顧客やプロジェクトごとにExcelシートが分かれていたため、複数のファイルに入力する手間がかかっていましたが、当時はプロジェクト数が少なく、社員も数名だったことから、人力でなんとかカバーできていたのです
他にExcel管理にはどのような課題がありましたか？
営業部 ご担当者：
プロジェクトごとにExcelシートが作られていましたが、その保存場所やフォーマットがバラバラだったため、他の人の入力を誤って上書きして消してしまったり、フォーマットを崩してしまったりなどのトラブルが頻発していました。
さらに、多くの社員が日々の顧客対応で忙しく、入力を忘れるケースも目立っていました。
また、私は入社した当初、工数管理業務も担当していたのですが、月初に全プロジェクトの新規タイムシートを作成する必要がありました。毎月3営業日を要するこの作業で、その他の業務を逼迫するという悪循環にも陥っていました。
管理部 ご担当者：
その後Excelでの管理が完全に限界となったのは、2023年頃、社員数が20名を超え始めたころからとなります。
それまでは、なんとか概算工数を把握できていた支店長も、プロジェクト原価や収益性に関する本社からの問い合わせへ即答できない状況になってしまいました。
工数管理ツールの導入にあたり、どのような検討をされましたか？
営業部 ご担当者：
最初は支店長の指示で、ニューヨーク本社が使っていたツールを検討しました。しかし、このツールはアメリカにおける時間単価制が前提となっていて、日本で主流の準委任契約には全く対応できませんでした。月160時間の勤務を基準とし、プラスマイナス20時間までは同一料金という独特の商習慣は、アメリカの概念にはありません。
管理部 ご担当者：
またニューヨーク本社が使っていたツールは機能面も物足りず、従業員別の集計やグラフ表示、年月での絞り込みといった基本的な機能すら実装されていなかったのです。これでは、報告の際にExcelへエクスポートしてから手作業でデータを加工する必要が生じるため、負担は軽減されません。そのため、独自でツールを探すこととしました。
リアルタイムで進捗やリスクを把握できることが一番の決め手
その後、クラウドログの導入を決めた理由を教えてください。
営業部 ご担当者：
支店長が自らPOC環境を構築、そのデモを通して教えてもらったのをきっかけとして、その後すぐにクラウドログの無料トライアルを利用することになりました。
導入の決め手となった点は、予定工数を入力できることによって、予実比較が可能になったことです。Excelでは実績しか管理できませんでしたが、クラウドログではプロジェクト進捗や予算超過リスクをリアルタイムで把握できると確信しました。トライアル期間中にさまざまな機能を検証する中、運用イメージが明確に持てたので、すぐに導入を決定しました。
社員の方々の反応はいかがでしたか？
管理部 ご担当者：
全メンバーへの展開時には、スクリーンショット付きマニュアルを作成したため、大きな混乱もありませんでした。社員の多くはシステムを日常的に扱うコンサルタントであり、クラウドログのUIが直感的で分かりやすいこともよかったと思います。
営業部 ご担当者：
特にカテゴリー機能を使った運用ルールの設計には力を入れました。プロジェクトのフェーズを、要件定義・開発・テストなどに分け、さらにその中で顧客会議・社内会議・資料作成といった作業内容を選択できる仕組みを構築しました。
設定で迷った際も、クラウドログのヘルプデスクに相談すると、工程の区別方法など具体的なアドバイスをいただけたため、スムーズに設定できました。
精度の高いデータをリアルタイムに把握できるようになった
クラウドログ導入後、どのような変化がありましたか？
営業部 ご担当者：
最も大きな変化は、すべての工数データが一元管理されるようになったことです。複数のExcelファイルに点在していた情報が、クラウドログ上で一目で確認できるようになりました。入力においても、プロジェクトを選択ミスしてもすぐに気づけるようになり、データの正確性が格段に向上したと思います。
また、予定と実績が上下に並んで表示される機能により、予算超過リスクの早期発見が可能になったことも強調したいですね。予算超過しそうな案件を事前にお客様へ連絡できるようになったことで、お客様からの信頼も高まったと感じています。ドリルダウン機能で超過の要因をすぐ特定できるようになったのも顧客とのコミュニケーション時に味方となっています。
管理部 ご担当者：
以前は各プロジェクトのチャットで、個別にリマインドが必要でした。しかし、クラウドログでは毎週金曜日に私がリマインドボタンを押すだけで、入力を忘れている人全員にメールが送信されるため、今は入力率が大幅に改善しています。
月末締め作業時には、工数が入力できなくなる締め管理機能も重宝しています。これにより、計算を締めて請求書を送付した後に、入れ忘れていた工数が追加される、といったトラブルもなくなりました。
入力する社員や管理するマネージャーの目線ではいかがですか？
営業部 ご担当者：
社員はかなり入力しやすくなりました。Excelシートが乱立していたときと異なり、クラウドログには自身の担当プロジェクトだけが表示されるため、入力先で迷うことが減ったようです。予定の変更についても、システムに反映されているかが即座に確認できるようになりましたし、Outlookカレンダーとの連携機能で、予定の半分は自動入力されます。これも入力精度の向上につながっていると思います。
工数を把握したい支店長も必要な時にリアルタイムでデータを確認できるようになりました。それにより、ニューヨーク本社への報告も、クラウドログから必要な数字を抽出するだけで済むようになったので、スムーズさと正確さで、以前とは比較になりません。
工数管理が重要ならば早期の導入を勧めたい
今後、クラウドログをどのように活用していきたいですか？
営業部 ご担当者：
運用開始から短期間で、もはや社内では欠かせないツールになったと思います。今後もより正確なデータ入力を促すとともに、スピーディな意志決定に役立てていきたいです。たとえば顧客ごとのタイムシート自動生成などを実装していただくなど、クラウドログの機能進化にも大いに期待しています。
工数管理を検討している企業へのメッセージをお願いします。
営業部 ご担当者：
弊社のような数十人の規模でも、クラウドログは非常に使いやすいシステムだと感じています。工数管理に特化していて無駄な機能がほとんどなく、直感的に操作できるので、導入してすぐに使い始められるのではないでしょうか。
管理部 ご担当者：
特に複数の案件を同時に進行するような業務形態の企業には、クラウドログはフィットする可能性が高いと思います。正直なところ、もっと早く導入すればよかったというのが本音です。経験上、10名を超えたらExcelでの管理は限界だと思います。Excelで我慢できる、まだ頑張れると思いがちですが、フラストレーションを抱えながら非効率な作業を続けるより、早めの決断をお勧めします。成長している組織には、遅かれ早かれ改革が必要なタイミングが来るはずです。
SYSCOM GLOBAL SOLUTIONS INC.
1990年5月
事業内容：日本企業の国内導入から海外展開を見据えたシステム構築、業務改善、導入後サポートまで幅広く支援
社員数：150名
資本金：$3,200,000
